| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | O | P | Q | R | S | T | U | V | W | X | Y | Z | AA | AB | AC | AD | AE | AF | AG | AH | AI | AJ | AK | AL | AM | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
2 | PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉTICO | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
3 | MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN, ANÁLISIS, VALORACIÓN Y TRATAMIENTO DE RIESGOS | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
4 | Código: FO-DIE-01 | Versión: 02 | Fecha de aprobación: 05/11/2020 | Página: 3 de 3 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||
5 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
6 | 1. IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO | 2. VALORACIÓN Y ANÁLISIS DEL RIESGO | 3. MONITOREO DEL RIESGO | 4. EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO | |||||||||||||||||||||||||||||||||||
7 | Descripción del riesgo | Análisis del riesgo inherente (Antes de los controles) | Evaluación de los controles existentes | Evaluación del riesgo residual (Después de los controles) | Tratamiento del Riesgo | MONITOREO A LOS CONTROLES (1ra línea - Líder de proceso) | REVISIÓN (2da línea - Oficina de Planeación) | EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DEL RIESGO (3ra línea - Control Interno) | |||||||||||||||||||||||||||||||
8 | Acciones asociadas al tratamiento | Acciones de contingencia en caso de materialización del riesgo | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
9 | Proceso | Objetivo del proceso | Riesgo | Área donde se ubica el riesgo | Tipo de Riesgo | Causas del riesgo | Consecuencias de la materialización del riesgo | Código | Probabilidad | Impacto | Zona de riesgo | Controles | Probabilidad | Impacto | Zona de riesgo | Opción de Manejo | Acción de mejora o de control propuesta | Fecha de ejecución o periodicidad | Responsable de la ejecución | Evidencias | Indicador de eficacia | Acción a ejecutar | Evidencias | Responsable | Plazo de ejecución | Corte de monitoreo | Fecha de ejecución de la acción | Acciones realizadas (En caso de materializarse el riesgo, indique aquí las acciones realizadas) | Evidencia (Adjunte el enlace de acceso a la evidencia, con permisos para el correo de cinterno@unillanos.edu.co) | Responsable | Observaciones | Corte de evaluación | Porcentaje de cumplimiento | Eficacia | Estado | Verificación de la ejecución de los controles y las acciones de mejora | Observaciones | ||
10 | Descripción | Evidencia | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
11 | Direccionamiento Estratégico | Orientar la gestión institucional desde un enfoque coherente y prospectivo, que permita identificar, formular y evaluar los elementos de direccionamiento estratégico requeridos para el cumplimiento de la misión y la satisfacción de las necesidades de los usuarios internos y externos. | Probabilidad de afectación económica y reputacional por inadecuado e inoportuno suministro de información al MEN y organismos de control | Oficina de Planeación | Operativo | - Inconsistencia de los datos reportados por las diferentes áreas o dependencias - Cargue de información incorrecta a las plataformas del MEN y otros entes de control | 1. Sanciones monetarias 2. Posibles procesos administrativos al representante legal de la Institución 3. Afectación a la imagen de la Institución | DIE_01 | Media | Moderado | Alta | - La profesional de apoyo de la oficina de Planeación encargada de acopiar y consolidar la información, elabora y divulga a las dependencias, un cronograma interno de reporte de la información solicitada por el MEN y otros entes de control - Los profesionales del área Financiera de la oficina de Planeación, realizan la revisión de la información que las dependencias envían para reportar al SIRECI, de acuerdo al acto administrativo que regula dicha actividad - La profesional de apoyo de la oficina de Planeación encargada de acopiar y consolidar la información, revisa la información enviada por las dependencias, y en los casos en que encuentre inconsistencias, solicita a las dependencias las correcciones pertinentes. - Las plataformas de reporte de la información, cuentan con validadores que permiten detectar inconsistencias de forma, para su corrección por parte de la Institución | Muy baja | Moderado | Media | Reducir | Parametrizar los formatos en los que las dependencias reportan la información a la oficina de Planeación, con el fin de minimizar errores de digitación | 6/30/2023 | Asesor de Planeación / Profesional de área de Sistemas de información y estadística | Formatos parametrizados | (No. de formatos parametrizables / No. de formatos parametrizados)*100 | Realizar solicitud a la mesa de ayuda del MEN y otros entes de control, de corrección de la información o el formato en que se detectó el error | Ticket en la mesa de ayuda correspondiente | Asesor de Planeación / Profesional de área de Sistemas de información y estadística | 1 día, una vez se detecte el error | 30 de abril | Enero-Abril | -C1: Se enviaron por medio electrónico los formatos, planillas y su periocidad de entrega para cargue en las diferentes plataformas. -C2:Se enviaron por medio electrónico los formatos de SIRECI para revisión, visto bueno del equipo Financiero de la Oficina Asesora de Planeción para posterior cargue o devolución a la dependecia para su corrección. -C3: Se revisaron los formatos y planillas que se deben enviar al MEN y otros entes de control ,si se encontraron errores fueron devuletos a las depenecias por medio electronico para su corrección. -C4: En las plataformas del MEN y otros entes cuenta con validadores los cuales devuelven los errores presentados en los formatos o planillas las cuales se envian a las diferentes depencias para sus correcciones.En este caso se adjunta errores mostrados por la plataform SNIES. | Evidencias Gestión del Riesgo - Direccionamiento Estratégico | Prof. de apoyo del area de sistemas de información y estadística. | Se hizo la revisión y todos los controles fueron aplicados adecuadamente, así mismo las evidencias son acordes a lo reportando en este monitoreo. | 30 de abril | 25% | 1 | En proceso | Se verifican los controles existentes. | Correo electronico Cronogramas, SIRECI, plan de mejoramiento, plataforma SNIES | Pendiente por ejecución las acciones de mejora o de control propuestas. No se evidencia la materialización del riesgo. | |
12 | 30 de agosto | Mayo-Agosto | C1: Este control no se realizó en los meses de mayo-agosto, puesto que generalmente se realizan 2 envíos de cronograma a las dependencias responsables, en los meses de abril y noviembre. -C2:Se enviaron por medio electrónico los formatos de SIRECI para revisión, visto bueno del equipo Financiero de la Oficina Asesora de Planeción para posterior cargue o devolución a la dependecia para su corrección. -C3: Se revisaron los formatos y planillas que se deben enviar al MEN y otros entes de control ,en los que se encontraron errores, fueron devuletos a las dependencias por medio electronico para su corrección. -C4: En las plataformas del MEN y otros entes cuenta con validadores los cuales devuelven los errores presentados en los formatos o planillas las cuales se envian a las diferentes depencias para sus correcciones.En este caso se adjunta errores mostrados por la plataform SNIES. -Acción de mejora: Se realizó la parametrización de 56 formatos que se cargan en la plataforma SNIES. | Evidencias Gestión del Riesgo - Direccionamiento Estratégico | Prof. de apoyo del area de sistemas de información y estadística. | Se hizo la revisión y todos los controles fueron aplicados adecuadamente, así mismo las evidencias son acordes a lo reportando en este monitoreo. Se ha realizado la acción de mejora encontrando los formatos parametrizados para las dependencias. | 31 de agosto | 100% | 5 | Ejecutada | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | Se realizó la parametrización de 56 formatos que se cargan en la plataforma SNIES. | No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||||||||||||||||||||||||
13 | 30 de diciembre | Septiembre-Diciembre | C1: Se enviaron por medio electrónico los formatos, planillas y su periocidad de entrega para cargue en las diferentes plataformas
-C2: Se enviaron por medio electrónico los formatos de SIRECI para revisión, visto bueno del equipo Financiero de la Oficina Asesora de Planeación para posterior cargue o devolución a la dependencia para su corrección. -C3: Se revisaron los formatos y planillas que se deben enviar al MEN y otros entes de control, en los que se encontraron errores, fueron devueltos a las dependencias por medio electrónico para su corrección. -C4: En las plataformas del MEN y otros entes cuenta con validadores los cuales devuelven los errores presentados en los formatos o planillas las cuales se envían a las diferentes dependencias para sus correcciones. En este caso se adjunta errores mostrados por la plataforma SNIES. | Evidencias Gestión del Riesgo - Direccionamiento Estratégico | Prof. de apoyo del area de sistemas de información y estadística. | Se hizo la revisión y todos los controles fueron aplicados adecuadamente, así mismo las evidencias son acordes a lo reportando en este monitoreo. Se ha realizado la acción de mejora encontrando los formatos parametrizados para las dependencias. | 31 de diciembre | 100% | 5 | Ejecutada | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | Existe información enviada por medio de correos electrónicos | No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||||||||||||||||||||||||
14 | Posibilidad de afectación económica y reputacional por el incumplimiento de los objetivos o productos de los proyectos | Oficina de Planeación | Operativo | - Estudios de precios del mercado que no se ajustan a la realidad - Variación de la TRM | - Sanciones fiscales por parte de los entes de control
- Sanciones disciplinarias por parte de los entes de control | DIE_02 | Media | Catastrófico | Extrema | - El supervisor del proyecto avala la redistribución en los costos de actividades sin afectar el alcance, productos y beneficiarios del proyecto - El asesor de Planeación, contrasta el contenido de los informes de supervisión mensuales, con respecto a lo reportado en Gesproy - El supervisor del proyecto avala la ampliación del horizonte del proyecto | Media | Moderado | Alta | Reducir | Realizar una adecuada planeación que contemple en el presupuesto la variación de los precios por cambio de IPC y la variación en la TRM | Cuando se requiera | DGI, Planeación, Formulador del proyecto | Presupuesto del proyecto | N. de proyectos presentados frente a número de proyectos revisados | Solicitar más recursos al SGR o a la Institución | Formatos establecidos para la solicitud | Supervisor del proyecto | treinta días | 30 de abril | 10 de febrero de 2023 11 de abril de 2023 | Control 1. Se encuentran en trámite un (1) redistribución de costos de actividades, pero aún no se han aprobado. Control 2. Se envía correo a supervisores de los proyectos recordando las fechas de presentación de informes de supervisión de los proyectos que se encuentran en ejecución y visualizados en GESPROY. Se realiza verificación de la información general presentada por los supervisores con relación a la información reportada en el aplicativo GESPROY. Se identificaron proyectos que no presentaron informes en el plazo establecido, por lo que se reiteró el requerimiento. En algunos casos de identificaron diferencias en la información del informe de supervisión y la información reportada en GESPROY, por lo que se realizó seguimiento telefónico, para que los supervisores subsanaran la información y quedara el reporte con información, clara y consistente. Control 3. Se encuentran en trámite un (1) ampliación de horizonte de proyecto, pero aún no se han aprobado. | Profesional Área de Proyectos SGR - Oficina de Planeación | Luego de revisado el riesgo, se encuentra que el control 1 y el control 3, se encuentran en proceso y aún no se han otorgado los avales de redistribución, por tanto se relacionarán en el próximo monitoreo con su respectiva evidencia. | 30 de abril | 25% | 1 | En proceso | Se verifican los controles existentes. | Correo electronico reporte informe gesproy | Pendiente por ejecución las acciones de mejora o de control propuestas. No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||
15 | 30 de agosto | Agosto | Control 1. Se encuentran en trámite un (1) redistribución de costos de actividades, pero aún no se han aprobado. Control 2. Se envía correo a supervisores de los proyectos recordando las fechas de presentación de informes de supervisión de los proyectos que se encuentran en ejecución y visualizados en GESPROY. Se realiza verificación de la información general presentada por los supervisores con relación a la información reportada en el aplicativo GESPROY. Se identificaron proyectos que no presentaron informes en el plazo establecido, por lo que se reiteró el requerimiento. En algunos casos de identificaron diferencias en la información del informe de supervisión y la información reportada en GESPROY, por lo que se realizó seguimiento telefónico, para que los supervisores subsanaran la información y quedara el reporte con información, clara y consistente. Control 3. La interventoría del proyecto BPIN 2017000100107 avaló la ampliación de horizonte de proyecto, la cual se aprobó por parte del Rector el día 30 de agosto de 2023. | Evidencias Gestión del Riesgo - Direccionamiento Estratégico | Profesional Área de Proyectos SGR - Oficina de Planeación | Se hace la revisión y se encuentra que el primer control no ha sido necesario aplicarlo, y los demás se aplican oportunamente y acorde a la evidencia cargada a la carpeta de drive. | 31 de agosto | 66,67% | 3 | En proceso | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas. | Evidencia de los controles existentes. | No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||||||||||||||||||||||||
16 | 30 de diciembre | Septiembre - Diciembre | Control 1, - Se encuentra en trámite redistribución de costos de actividades del proyecto BPIN 2021000100384 - Se aprueba redistribución de costos de actividades para el proyecto BPIN 2019000100057 - Se encuentra en trámite redistribución de costos de actividades del proyecto BPIN 2019000100060 Control 2, Se envía correo a supervisores de los proyectos recordando las fechas de presentación de informes de supervisión de los proyectos que se encuentran en ejecución y visualizados en GESPROY. Se realiza verificación de la información general presentada por los supervisores con relación a la información reportada en el aplicativo GESPROY. Se identificaron proyectos que no presentaron informes en el plazo establecido, por lo que se reiteró el requerimiento. Control 3, - Se aprobó la ampliación de horizonte del proyecto BPIN 2019000100060 | Evidencias Gestión del Riesgo - Direccionamiento Estratégico | Profesional Área de Proyectos SGR - Oficina de Planeación | Se hace la revisión y se encuentra que el primer control no ha sido necesario aplicarlo, y los demás se aplican oportunamente y acorde a la evidencia cargada a la carpeta de drive. | 31 de diciembre | 100% | 5 | Ejecutada | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas. | Evidencia de los controles existentes. | No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||||||||||||||||||||||||
17 | Posibilidad de afectación reputacional por incumplimiento de las metas del Plan de Desarrollo Institucional, debido a debilidades en la aplicación de controles | Oficina de Planeación | Estratégico | - Falta de articulación entre los planes de acción y el plan de desarrollo - No existe una herramienta de monitoreo al PDI - Omisión al seguimiento al PDI | 1. Atraso en el desarrollo de Institución en el mediano y largo plazo 2. Incumplimiento de las políticas públicas del sector educativo 3. Impacto en la asignación y distribución de recursos financieros 4. Afectación a la imagen institucional | DIE_03 | Baja | Moderado | Media | - La oficina de Planeación y el Consejo Superior, estructuran los PAI en articulación con las metas del PDI - La oficina de planeación aplica una herramienta diseñada para realizar monitoreo al PAI y al PDI - Cuando se detecten cambios en el contexto interno o externo de la Institución que afecten el cumplimiento de las metas establecidas en el PDI, la oficina de Planeación presenta un informe de la situación al rector para su sustentación ante el Consejo Superior. - El Consejo Superior hace seguimiento y evalúa el avance del PDI, y toma decisiones de acuerdo al resultado | Muy baja | Menor | Baja | Aceptar | N/A | N/A | N/A | N/A | N/A | Informar a la alta dirección | Informes, correos, actas de reuniones | Oficina de Planeación | 8 días hábiles después de identificado la materialización del riesgo | 30 de abril | Control 1. Se formuló el Plan de Acción Institución 2023 articulado con las metas a corto plazo del PDI y se aprobó en el Consejo Superior mediante la Resolución Superior N° 049 del 25 de noviembre de 2022. Control 2. Se diseñó una herramienta llamada “Monitoreo al PAI 2023” donde mensualmente se hace el monitoreo de los avances de cumplimiento de las metas establecidas en el PAI. Control 3. Por el momento no se han identificado metas en el PAI 2023 que afecten el cumplimiento de las metas a corto plazo establecidas en el PDI Control 4. En cumplimiento a la Agenda estrategica del Consejo Superior, se presentó en el mes de abirl el Informe de avance del PDI a corte del 2022 | Evidencias Gestión del Riesgo - Direccionamiento Estratégico | Prof. Apoyo Oficina de Planeación- Planes estratégicos | Se realizó la respectiva revisión de los controles, encontrando que se aplicaron y las evidencias corresponden con lo reportado. Se aclara que el tercer control no tuvo aplicación puesto que no se ha hecho necesario al no tener cambios en el Plan de Desarrollo. | 30 de abril | 25% | 1 | En proceso | Se verifican los controles existentes. | Resolución Superior 049 de 2022 "Por la cual se aprueba el Plan de Acción 2023..." | El proceso no formulo acciones de mejora o de control propuestas. No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||
18 | 30 de agosto | Control 1. 25 nov 2022 Control 2. Abril Control 4. 31 de agosto | Control 1. Se formuló el Plan de Acción Institución 2023 articulado con las metas a corto plazo del PDI y se aprobó en el Consejo Superior mediante la Resolución Superior N° 049 del 25 de noviembre de 2022. Control 2. Se diseñó una herramienta llamada “Monitoreo PDI” donde periodicamente se hace el monitoreo de los avances de cumplimiento de las metas establecidas en del PDI y revisando avances del PAI. Control 3. Por el momento no se han identificado metas en el PAI 2023 que afecten el cumplimiento de las metas a corto plazo establecidas en el PDI Control 4. En cumplimiento a la Agenda estrategica del Consejo Superior, se presentó en el mes de agsoto el Informe de avance del PDI a corte de agosto 2023 | Evidencias Gestión del Riesgo - Direccionamiento Estratégico | Profesional de apoyo de planes estratégicos | Se realiza la revisión a los respectivos controles aplicados encontrando que se ha realizado oportunamente los monitoreos a los planes estratégicos como PAI Y PDI dentro de las evidencias reportadas. | 31 de agosto | 66,67% | 3 | En proceso | Se verifican los controles existentes. | Resolución Superior 049 de 2022 Matriz monitoreo PDI / PAI Informes de avance PDI | No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||||||||||||||||||||||||
19 | 30 de diciembre | Control 1. 25 nov 2022
Control 2. Abril Control 4. 31 de agosto | Control 1. Se formuló el Plan de Acción Institución 2024 articulado con las metas a corto plazo del PDI y se aprobó en el Consejo Superior mediante la Resolución Superior N° 034 del 27 de noviembre de 2023.
Control 2. Se diseñó una herramienta llamada “Monitoreo PDI” donde periodicamente se hace el monitoreo de los avances de cumplimiento de las metas establecidas en del PDI y revisando avances del PAI. Control 3. Por el momento no se han identificado metas en el PAI 2023 que afecten el cumplimiento de las metas a corto plazo establecidas en el PDI Control 4. En cumplimiento a la Agenda estrategica del Consejo Superior, se presentó en el mes de agsoto el Informe de avance del PDI a corte de agosto 2023 | Evidencias Gestión del Riesgo - Direccionamiento Estratégico | Profesional de apoyo de planes estratégicos | Se realiza la revisión a los respectivos controles aplicados encontrando que se ha realizado oportunamente los monitoreos a los planes estratégicos como PAI Y PDI dentro de las evidencias reportadas. | 31 de diciembre | 100,00% | 5 | Ejecutada | Se verifican los controles existentes. | "Resolución Superior 049 de 2022 Matriz monitoreo PDI / PAI Informes de avance PDI" | No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||||||||||||||||||||||||
20 | Posibilidad de afectación económica y reputacional por incumplimiento en la ejecución física y financiera de los proyectos de inversión frente al monto aprobado, debido a debilidades en el seguimiento a los proyectos. | Oficina de Planeación | Operativo | - Falta de ejecución de las actividades propuestas en el proyecto, por parte de los proponentes y responsables de estos - Falta de seguimiento físico y financiero por parte del banco de proyectos de la oficina de Planeación. - Dificultad en los procesos contractuales liderados por la Vicerrectoría de Vicerrecursos | 1. Incumplimiento de las metas institucionales
2. Baja ejecución presupuestal 3. Intervención de los organos de control. | DIE_04 | Media | Moderado | Alta | - La profesional del Banco de Proyectos, realiza seguimiento trimestral a la ejecución de los proyectos, con el fin de determinar el avance de estos - La profesional del Banco de Proyectos realiza capacitación a las unidades interesadas en presentar proyectos de inversión, sobre la formulación y seguimiento a estos - La profesional del Banco de Proyectos realiza seguimiento mensual a la ejecucjón financiera de los proyectos, con la información suministrada por la división financiera - La profesional del Banco de Proyectos, realiza un análisis de la ejecución de los proyectos de vigencias previas, con el fin de recomendar un tope en los montos asignados, especialmente a aquellos que hayan presentado baja ejecución | Muy baja | Moderado | Media | Reducir | - Actualizar el formato de seguimiento a proyectos de inversión (FO-DIE-08), con el fin de fortalecer la recolección de información, sobre la ejecución y los resultados de los proyectos de inversión. - Realizar mesas de trabajo con los responsables de los proyectos de inversión, con el propósito de verificar el avance físico de los mismos y las acciones pertinentes que propendan a la mejora en la ejecución de los proyectos. - Actualizar el procedimiento PD-DIE-01 | 30/09/2023 30/09/2023 30/09/2023 | Asesor de Planeación | -Formato actualizado -Asistencia mesas de trabajo realizadas -Procedimiento actualizado | N. de mesas de trabajo realizadas N. de formatos actualizados N. de procedimientos actualizados | Solicitar mediante correo institucional al responsable y proponente del proyectos las causas por las cuales no ejecutó el proyecto y reportar control interno | Correo electrónico institucional | Planeación | Trimestral | 30 de abril | Control 1: Se realizó el seguimiento trimestral de los proyectos de inversión en el cual se evidencia el avance financiero de los mismos, asi mismo se solicitó el reporte de avance fisico y financiero correspondiente al primer trimestre del año a cada uno de los proponentes de proyectos de inversión. Control 2: La capacitación en formulación y seguimiento de proyectos de inversión se realiza de forma anual, previa estructuración del Plan Operativo Anual de Inversiones de la siguiente vigencia. Sin embargo, se realizó constante orientación en el proceso de actualización de proyectos y de elaboración del seguimiento fisico y financiero de los proyectos de inversión a las unidades que así lo requirieron. Control 3: Se realizó el seguimiento mensual a la ejecución financiera de los proyectos de inversión con heramienta pasiva y ejecución de rubros presupuestales suministrada por la división financiera. | Evidencias Gestión del Riesgo - Direccionamiento Estratégico | Profesional de apoyo del Banco de proyectos, Oficina de Planeación | Se hizo revisión de los controles aplicados en el cuatrimestre, y es acorde a las evidencias reportadas. El líder de proceso manifiesta que se debe hacer una revisión a ajuste a las acciones de mejora del riesgo, la cual se hará en los tiempos establecidos en el procedimiento PD-DIE 03 | 30 de abril | 20% | 0 | En proceso | Se verifican los controles existentes. | Correo electronico seguimiento financiero primer trimestre 2023 Herramienta de seguimiento Ejecución por Rubros | Pendiente por ejecución las acciones de mejora o de control propuestas. El FO-DIE-08 no se evidencia actualizado en las fechas propuestas No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||
21 | 30 de agosto | Control 1. 13 de julio 8 de agosto 2023 Control 2. 2 y 3 de agosto 2023 | Control 1: Se realizó el seguimiento trimestral a corte 31 de junio de 2023 de los proyectos de inversión en el cual se evidencia el avance financiero de los mismos, asi mismo se solicitó el reporte de avance fisico y financiero correspondiente al primer trimestre del año a cada uno de los proponentes de proyectos de inversión. Se realizó actualización del formato de seguimiento FO-DIE-08, en el cual se modifica la peridicidad del mismo, de trimestral a mensual, y se incluye el reporte asociado a las acciones relacionadas a los riesgos del proyecto de inversión. Se socializa actualización de formato y se solicita informe de seguimiento correspondiente al mes de julio. Control 2: Se convocó las unidades academico-administrativas y realizó capacitación en formulación y seguimiento de proyectos de inversión. Control 3: | Evidencias Gestión del Riesgo - Direccionamiento Estratégico | Profesional de apoyo del Banco de proyectos, Oficina de Planeación | Se hizo revisión de los controles aplicados en el cuatrimestre, y es acorde a las evidencias reportadas. Se aclara que el líder del proceso ha hecho cambios al riesgo y han sido reportados oportunamente. | 31 de agosto | 66,67% | 3 | En proceso | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | Seguimiento a proyectos | No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||||||||||||||||||||||||
22 | 30 de diciembre | Control N° 1. - 21 de septiembre 2023 - 9 de octubre 2023 - 15 de noviembre 2023 - 12 de diciembre 2023 - 22 de enero 2024 Control N° 2 Control N° 3 | Control N° 1. Se realizó el seguimiento mensual correspondiente a la ejecución financiera de los proyectos de inversión,a su vez se realiza solicitud a las unidades academico administrativas proponentes y responsables de proyecto de reporte de seguimiento mensual de los proyectos a cargo de cada una de ellas. Es importante señalar que estos seguimientos se realizan mes vencido y posterior cierre presupuestal, con la finalidad de contar la información de los diferentes compromisos presupuestales asociados los proyectos de inversión. Control N° 2. La capacitación en formulación de proyectos de inversión se realiza de forma anual, fue efectuada previa estructuración del Plan Operativo Anual de Inversiones en el mes de agosto. Sin embargo, constantemente se brinda orientación en el proceso de actualización de proyectos y de elaboración del seguimiento fisico y financiero de los proyectos de inversión a las unidades que así lo requirieron. Control N° 3. De manera mensual se realiza gestión ante de la División Financiera solicitando movimiento de rubros presupuestales y ejecución pasiva, con la finalidad de realizar seguimiento de ejecución financiera mensual a los proyectos de inversión. | Evidencias Gestión del Riesgo - Direccionamiento Estratégico | Se realizó la revisión evidenciando que no se diligenció lo correspondiente al mes de diciembre de 2023. | 31 de diciembre | 100,00% | 5 | Ejecutada | Las acciones se cumplieron en el mes de septiembre 2023 | Formato formulado y planillas de capacitaciòn | No se evidencia informaciòn en la accciones realizadas del proceso | |||||||||||||||||||||||||||
23 | Comunicación Institucional | Optimizar la comunicación interna y externa, vertical y horizontal de la Universidad de los Llanos, fijando los lineamientos y promoviendo acciones que incidan de manera activa en el fortalecimiento de procesos de identidad, gobernabilidad y convivencia. | Posiblidad de afectación reputacional por uso inadecuado de la imagen institucional, debido a ausencia de controles para el uso de la marca y los símbolos institucionales | Área de Comunicaciones | Imagen | - Insuficiente seguimiento a la implementación y uso de la marca y símbolos institucionales - Desconocimiento del Manual de Identidad Visual - Desconocimiento del procedimiento para el uso del logotipo de la Universidad (PD-COM-04) | 1. Afectación a la imagen institucional
2. Inexistencia de uniformidad de la imagen institucional | COM_01 | Alta | Moderado | Alta | - El área de comunicaciones evalúa las solicitudes de uso del logotipo de la Universidad - La Universidad tiene establecidos los lineamientos para el uso de los símbolos institucionales - El profesional del área de comunicaciones, realiza seguimiento a redes sociales institucionales oficiales - El área de comunicaciones, cuenta con un formulario para el reporte de mal uso del logo institucional | Muy baja | Moderado | Media | Reducir | Implementar un formulario para las solicitudes de autorización uso de logotipo | 6/30/2023 | Líder de comunicaciones | Formulario diseñado y pubicado | 1 formulario diseñado e implementado | Investigación de casos reportados o detectados, y determinación de las acciones a realizar | - Reportes de mal uso de la marca
- Registros de seguimiento a redes sociales - Publicaciones en caso de que se requieran | Profesional de apoyo de Comunicaciones | 15 días hábiles | 30 de abril | Evidencia Gestión del Riesgo - Comunicación Institucional | Jorge Fernández | Una vez revisado la carpeta, no se encuentras las evidencia de las acciones correspondientes a las actividades programadas, se envió un correo electrónico evidenciando que desde el correo comunicaciones@unillanos.edu.co se les dio el acceso de EDITOR para la Matriz 02-2023 Comunicación Institucional para registrar las actividades y cargar las evidencias. | 30 de abril | Pendiente | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | No hay evidencia en la carpeta compartida | La ejecución de las acciones de control o de mejora estan programadas para fechas de cumplimiento posteriores. No se evidencia la materialización del riesgo. | |||||
24 | Realizar difusión del formulario para solicitudes de autorización uso de logotipo | 7/31/2023 | Líder de comunicaciones | Piezas publicitarias | No. de publicaciones realizadas | 30 de agosto | 30 de agosto | Durante este periodo de tiempo no se materializó este riesgo, sin embargo, se realizaron los controles pertienentes, tales como reforzar la seguridad de acceso a las redes sociales; socialización del formulario para uso del logo a través de un video animados y el diseño y publicación de 5 piezas gráficas para informar el proceso del correcto uso de la imagen institucional. | Evidencia Gestión del Riesgo - Comunicación Institucional | Jorge Fernández | Una vez revisada la carpeta se evidencian las acciones pertinentes acorde a la evidencia cargada por el proceso de comunicaciones. | 31 de agosto | 100% | 5 | Ejecutada | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | Carpeta compartida | No se evidencia la materialización del riesgo. | |||||||||||||||||||||
25 | 30 de diciembre | Septiembre, octubre, noviembre y diciembre | En estos meses no se materializó este riesgo, sin embargo, desde la oficina de Comunicaciones se implementaron acciones para evitar este riesgo; tales como la campaña de identidad visual llamada "Así luce la corocora", también se realizó la publicación del video animado con el tutorial para uso del logo en redes sociales institucionales y la constante publicación de las piezas gráficas que se diseñaron para este fin. Por otra parte, durante este cuatrimestre se recibieron múltiples solicitudes a través de correo electrónico por parte de Grupos de Investigación, que participaron en la convocatoria para registro de marca, a quienes se les otorgaba el aval del uso de marca. | Evidencia Gestión del Riesgo - Comunicación Institucional | Jorge Fernández | Una vez revisada la carpeta se evidencian las acciones pertinentes acorde a la evidencia cargada por el proceso de comunicaciones. | 31 de diciembre | Ejecutada | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | Evidencia en la carpeta compartida | Las acciones se cumplieron en el corte anterior | ||||||||||||||||||||||||||||
26 | Posiblidad de afectación reputacional por uso indebido de los canales, medios e información institucional para favorecer intereses particulares, debido a descentralización de la información al interior de la Universidad | Área de Comunicaciones | Imagen | - Las fuentes de información, desconocen el procedimiento para la solicitud de servicios de comunicación institucional (PD-COM-03) - Las fuentes no entregan de manera oportuna la información necesaria para su difusión - Desconocimiento de los medios de comunicación institucional - Ataques informáticos a los canales de comunicación institucional | 1. Desinformación en público interno y externo 2. Afectación a la imagen institucional | COM_02 | Alta | Moderado | Alta | - El área de comunicaciones gestiona las solicitudes recibidas mediante el formato de requerimiento de servicios (FO-COM-01) - El profesional de comunicaciones, registra las solicitudes de servicio al área, en la matriz de control - El área de comunicaciones, cuenta con el plan de comunicaciones y medios, y verifica su ejecución - El área de comunicaciones realiza la gestión pertinente ante la instancia que corresponda, para recuperar el control de los medios de comunicación institucionales - El área de comunicaciones, emite la comunicación dirigida a la comunidad universitaria y a la opinión pública, con el fin de aclarar las circunstancias | Muy baja | Menor | Baja | Reducir | Realizar difusión a la comunidad universitaria, para que haga parte activa del control de las publicaciones realizadas en los medios de comunicación institucionales, especialmente en redes sociales, | 6/30/2023 | Líder de comunicaciones | Piezas publicitarias | No. de publicaciones realizadas | Investigación de casos reportados o detectados, y determinación de las acciones a realizar | - Verificación de la información a divulgarse
- Publicaciones en caso de que se requiera | Profesional de apoyo de Comunicaciones | 15 días hábiles | 30 de abril | Evidencia Gestión del Riesgo - Comunicación Institucional | Jorge Fernández | Una vez revisado la carpeta, no se encuentras las evidencia de las acciones correspondientes a las actividades programadas, se envió un correo electrónico evidenciando que desde el correo comunicaciones@unillanos.edu.co se les dio el acceso de EDITOR para la Matriz 02-2023 Comunicación Institucional para registrar las actividades y cargar las evidencias. | 30 de abril | Pendiente | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | No hay evidencia en la carpeta compartida | La ejecución de las acciones de control o de mejora estan programadas para fechas de cumplimiento posteriores. No se evidencia la materialización del riesgo. | |||||||
27 | 30 de agosto | del 4 de mayo al 10 de agosto | Durante este periodo de tiempo no se materializó este riesgo, sin embargo, semanalmente se publicó en El Unillanista el formulario para realizar las solicitudes al Comunicaciones. Asímismo, se le realiza un juicioso seguimiento a estas solicitudes para asegurarnos de su cumplimiento. | Evidencia Gestión del Riesgo - Comunicación Institucional | Jorge Fernández | Una vez revisada la carpeta se evidencian las acciones pertinentes acorde a la evidencia cargada por el proceso de comunicaciones. | 31 de agosto | 100% | 5 | Ejecutada | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | Carpeta compartida | No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||||||||||||||||||||||||
28 | 30 de diciembre | Septiembre, octubre, noviembre y diciembre | En este último cuatrimestre, se continuó con la socilización del link para la recepción de solicitudes a través de medios institucionales, así como también se continuó recibiendo solicitudes a través del formulario FO-COM-01. En ambos formularios, se les hace un seguimiento minucioso de su estado de avance, tiempo de cumplimiento y asignación de un periodista para que atienda el requerimiento. | Evidencia Gestión del Riesgo - Comunicación Institucional | Jorge Fernández | Una vez revisada la carpeta se evidencian las acciones pertinentes acorde a la evidencia cargada por el proceso de comunicaciones. | 31 de diciembre | Ejecutada | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | Evidencia en la carpeta compartida | Las acciones se cumplieron en el corte anterior | ||||||||||||||||||||||||||||
29 | Gestión de la Calidad | Asegurar el sostenimiento y fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de los Llanos mediante el uso de mecanismos que contribuyan a la mejora continua de los procesos. | Posibilidad de afectación reputacional por la pérdida de la certificación internacional del Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad debido al incumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001. | Equipo de Calidad | Estratégico | - Incumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001. | 1. Afectación a la imagen Institucional de alta calidad. 2. Detrimentro patrimonial. 3. Incumplimiento de objetivos institucionales. 4.Pérdida de oportunidades disponibles en el contexto externo que percibe la certificación internacional en gestión de la calidad ISO 9001 como una ventaja competitiva que da confianza. | GCL_01 | Muy baja | Catastrófico | Alta | - El Consejo Superior Universitario aprueba el presupuesto anual de la Universidad, contemplando la operación del Sistema de Gestión de la Calidad como un recurso de funcionamiento para garantizar lel establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora de los procesos institucionales. - Los lideres de proceso con el acompañamiento del equipo de gestión de la calidad verifican el cumplimiento de los requisitos aplicables para realizar la planificacion y control operacional de sus actividades a partir de la implementación del procedimiento de control de la información documentada del SIG (PD-GCL-09). - La oficina de control interno de gestión gestiona la aprobación y ejecución del programa anual de auditoría interna para determinar la conformidad de los procesos, productos y servicios con los requisitos aplicables. - La alta dirección con el acompañamiento del equipo de gestión de la calidad verifican cada año la conveniencia, adecuacion y eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad mediante la implementación del procedimiento de revisión por la dirección (PD-GCL-04). - Los lideres de proceso con el acompañamiento del equipo de gestión de la calidad verifican cada vigencia el cumplimiento de las metas del proceso mediante la implementación del procedimiento para la formulación, monitoreo y seguimiento de los indicadores de gestión de los procesos (PD-GCL-07). | Muy baja | Menor | Baja | Aceptar | N/A | N/A | N/A | N/A | N/A | Presentar informe del estado del Sistema de Gestión a la alta dirección, con el fin de que se tomen las decisiones pertinentes para garantizar el sostenimiento y fortalecimiento del sistema. | Informe a la alta dirección. | Asesor de Planeación | 1 mes | 30 de abril | 17/01/2023 a 30/04/2023 | - Se atendió la auditoría interna realizada por parte de Control Interno de Gestión, y se suscribió plan de mejoramiento de acuerdo a los resultados de esta - Se llevó a cabo la revisión por la dirección los Sistemas de Gestión (SGC, SGA y SST) - Se atendió la auditoría de seguimiento por parte del ente cerificador | Evidencias Gestión del Riesgo - Gestión de Calidad | Asesor de Planeación y equipo de Gestión de la Calidad | La evidencia cargada es coherente con las actividades reportadas | 30 de abril | 33,33% | 1 | En proceso | Se verifican las acciones de control existentes. | Informe de Revisión por la Alta Dirección vigencia 2022 Informe de Auditoria de Sistema de Gestión realizada por el ICONTEC | No se evidencia la materialización del riesgo. Evaluar la inclusión de la certificación 14001 dentro del alcance del Riesgo | |
30 | 30 de agosto | 01/05/2023 a 31/08/2023 | Actividades relacionadas con la aplicación de los controles: - Se realizaron las auditorías internas de calidad a los procesos de: Docencia (Centro de Idiomas) Gestión de Bienes y Servicios (Servicios Generales) y Gestión de apoyo a la Academia (Laboratorios) - Se realizó el acompañamiento a los procesos para realizar la actualización de los documentos, de acuerdo a la realidad operativa. Se puede evidenciar a través de los documentos publicados en la página del SIG. - Se realizó el análisis, formulación y parametrización de los indicadores de los procesos de: Gestión de Internacionalización y Gestión Jurídica | Evidencias Gestión del Riesgo - Gestión de Calidad | Asesor de Planeación y equipo de Gestión de la Calidad | Una vez revisada la carpeta de evidencias se encuentra que las actividades fueron reportadas a tiempo y cumplen con la evidencia cargada. | 31 de agosto | 66,67% | 3 | En proceso | Se verifican las acciones de control existentes. | Informes de auditoria interna 2023 Indicadores de gestión Actualización documental | No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||||||||||||||||||||||||
31 | 30 de diciembre | 01/09/2023 a 15/12/2023 | Actividades relacionadas con la aplicación de los controles: - Actualización documental de los procesos que lo solicitaron - Realización de auditoría interna a los procesos de Evaluación, Control y Seguimiento Institucional y Gestión de Internacionalización. - Rediseño de indicadores de gestión del proceso de Proyección Social. - Articulación entre el SGC y SG-SST, con respecto a la planificación y control operacional (Información documentada y página web). - Avance en el diseño y perfeccionamiento de la página del SIG. | Evidencias Gestión del Riesgo - Gestión de Calidad | Asesor de Planeación y equipo de Gestión de la Calidad | Una vez revisada la carpeta de evidencias se encuentra que las actividades fueron reportadas a tiempo y cumplen con la evidencia cargada. | 31 de diciembre | 66,67% | 3 | En proceso | Se verifican las acciones de control existentes. | Se evidenciai Actualización documental de los procesos, Articulación entre el SGC y SG-SST, Avance del diseño de la página del SIG Informaes de auditoria al SGC y SGA, Control Interno, Investigaciones y docencia No se evidencia informe a la alta dirección | No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||||||||||||||||||||||||
32 | Docencia | Formar integralmente ciudadanos, profesionales y científicos, capaces de adaptar y generar conocimiento para el desarrollo de la Orinoquia y del país. | Posibilidad de afectación económica y reputacional por indebido manejo de la información del Sistema de Información Académica de Unillanos - SIAU, para favorecimiento de un tercero | Oficina de Admisiones, Registro y Control Académico | Corrupción | - Indebido cuidado profesional del personal administrativo - Sistema de informacion SIAU incompleto para realizar la totalidad de funciones a cargo de la Oficina de Admisiones - Debilidades en el respaldo de la información del SIAU | 1. Avales sin cumplir requisitos para trámites de grado y otorgamiento de títulos
2. Pérdida de la integridad de la información académica de los usuarios 3. Intervención de órganos de control 4. Afectación a la imagen institucional 5. Desconfianza en los resultados generados por el proceso 6. Pérdida de recursos, por recibos de matrícula generados incorrectamente | DOC_01 | Muy alta | Mayor | Extrema | - El personal de la oficina de Admisiones, verifica el cumplimiento de los requisitos por parte de los aspirantes a título de grado y posgrado, de acuerdo a las listas de chequeo en cada caso, y remite el listado de los graduandos a la Secretaría General - El jefe de la oficina de admisiones, realiza sensibilización a su equipo de trabajo sobre el desarrollo de los procedimientos y la normatividad aplicable - El jefe de la oficina de admisiones, identifica las necesidades en términos de la funcionalidad del sistema, y reporta a la oficina de Sistemas para el respectivo desarrollo, en el formato diseñado para tal fin - La oficina de Sistemas, garantiza el respaldo de la información mediante la realización de back-up programados - La oficina de admisiones y la oficina de sistemas, realizan auditorías aleatorias a una muestra del proceso de cancelación de cursos y semestre, y al proceso de modificación de notas | Muy baja | Mayor | Alta | Compartir | Establecer roles diferenciados de acuerdo a las actividades establecidas para el personal de apoyo de la oficinan de admisiones, en lo referente a: cancelación de cursos, cancelación de semestre, registro y modificación de notas | 10/30/2023 | Jefe Área de Sistemas Jefe de la OARCA | Roles en el SIAU | (No. de roles implementados/ No. de roles requeridos)*100 | Evaluar la situacion presentada, notificarlo a la Vicerrectoria Academica y remitirlo a los organos de control en caso que sea pertinente | Oficio de notificacion a vicerrectoria academica y organos de control. | Jefe Oficina de Admisiones Registro y Control Academico | 5 dias habiles luego de su deteccion | 30 de abril | 18/01/2023 al 28/04/2023 | CONTROLES: * En la Vigencia Enero - Abril se realizó la verificacion de cumplimiento de requisitos de estudiantes para grado y en constancia se remitieron 16 oficios a la Secretaria General. * El dia 27 de abril de 2023 se realizó una reunion con el Equipo de la Oficina de Admisiones, donde se capacitó sobre las normas y procedimientos inherentes al proceso de Docencia y la Resolucion Rectoral con el cronograma para grados del proximo 30 de junio. * En el plazo de ejecucion se han remitido solicitudes a la Ofiicna de Sistemas, en pro del mejoramiento y ajuste del Sistema de Informacion SIAU. * La Auditoria del proceso de Cancelacion de Cursos, Cancelacion de Semestre y Modiificacion de Notas, se realizará luego de la finalizacion del periodo academico 2023-1 e inicio del periodo 2023-2, es decir en el mes de septiembre de 2023. | Evidencias Gestión del Riesgo - Docencia | Jeisson Rodríguez - Jefe Oficina de Admisiones, Registro y Control Académico | Se hizo la respectiva revisión de los controles aplicados con respecto a los Roles en el SIAU, y se evidencia que se están realizando acorde con las evidencias reportadas. | 30 de abril | 25% | 1 | En proceso | Se verifican las acciones de control existentes. | Oficios remisorios Oficina de Admisiones y Registro y Control ACTA No. 001 - 27 de Abril 2023 Oficios solicitudes Oficina de Sistemas | Pendiente por ejecución las acciones de control propuestas. No se evidencia la materialización del riesgo. | |
33 | 30 de agosto | 01/05/203 al 31/08/2023 | CONTROLES: * En la Vigencia Mayo - Agosto se realizó la verificacion de cumplimiento de requisitos de estudiantes para grado y en constancia se remitieron 14 oficios a la Secretaria General. * La seegunda capacitacion sobre las normas y procedimientos inherentes al proceso de Docencia se realizará en el mes de Octubre de 2023. * En el plazo de ejecucion se han remitido solicitudes a la Ofiicna de Sistemas, en pro del mejoramiento y ajuste del Sistema de Informacion SIAU. * La Auditoria del proceso de Cancelacion de Cursos, Cancelacion de Semestre y Modiificacion de Notas, se realizará luego de la finalizacion del periodo academico 2023-1 e inicio del periodo 2023-2, es decir en el mes de septiembre de 2023. * Actualmente el Sstema de Informacion Institucional SIAU, cuenta con dos (2) roles diferenciados de acuerdo a las actividades establecidas para el personal de apoyo de la Oficina de admisiones, en lo referente a: cancelación de cursos, cancelación de semestre, registro y modificación de notas. El Rol "Admisiones Pregrado" incluye todas los permisos para generacion de liququidaciones, cancelacion de cursos, semestre y modificacion de notas. El Rol "Admisiones Basic" incluye solamente opciones de consulta de informacion sin el acceso a generacion de liququidaciones, cancelacion de cursos, semestre y modificacion de notas | Evidencias Gestión del Riesgo - Docencia | Jeisson Rodríguez - Jefe Oficina de Admisiones, Registro y Control Académico | Se realizó la revisión evidenciando que la información suministrada se encuentra a corde con las evidencias cargadas. | 31 de agosto | 66,67% | 3 | En proceso | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | Carpeta compartida | No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||||||||||||||||||||||||
34 | 11 de diciembre | 01/09/203 al 11/12/2023 | CONTROLES: * En la Vigencia Septiembre - Diciembre o se realizó la verificacion de cumplimiento de requisitos de estudiantes para grado y en constancia se remitieron 14 oficios a la Secretaria General. * La segunda capacitacion sobre las normas y procedimientos inherentes al proceso de Docencia se realizó el 23 de Octubre de 2023. * En el plazo de ejecucion se han remitido solicitudes a la Ofiicna de Sistemas, en pro del mejoramiento y ajuste del Sistema de Informacion SIAU. * La Auditoria del proceso de Cancelacion de Cursos, Cancelacion de Semestre y Modiificacion de Notas, se realizó en el mes de Noviembre luego de obtener las cifras del periodo academico 2023-1. | Evidencias Gestión del Riesgo - Docencia | Se realizó la revisión evidenciando que la información suministrada se encuentra a corde con las evidencias cargadas. | 31 de diciembre | 100,00% | 5 | Ejecutada | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | Carpeta compartida | No se evidencia la materialización del riesgo. | |||||||||||||||||||||||||||
35 | Posibilidad de afectación económica y reputacional, por baja satisfacción de los usuarios frente a la prestación del servicio de docencia, por debilidades en la aplicación de los controles establecidos | Vicerrectoría Académica | Operativo | - Desconocimiento o desatención de las directrices institucionales por parte de docentes y supervisores - Ausencia de reglamentación respecto a las funciones y obligaciones de los docentes de planta, ocasionales y catedráticos | 1. Incumplimiento de los requisitos ofertados a los estudiantes
2. Detrimento patrimonial 3. Afectación a la imagen institucional 4. Intervención de órganos de control 5. Generación de traumatismos en los procesos misionales y administrativos | DOC_02 | Muy alta | Moderado | Extrema | - La Vicerrectoría Académica y la Dirección General de Currículo, establecen las directrices y los controles para la prestación del servicio de docencia (PD-DOC-38) - El Comité de Programa, establece las generalidades del diseño de curso de programas presenciales y el docente titular establece particularidades del desarrollo del curso (FO-DOC-81 y FO-DOC-140), y se entrega a la dirección del Programa Académico correspondiente - El docente titular de cada curso, controla la asistencia de los estudiantes (FO-DOC-23) y reporta a la dirección del programa académico correspondiente - El Consejo Académico establece calendarios especiales en los casos en que se presente inicio extemporáneo de las clases | Baja | Moderado | Media | Reducir | Realizar la revisión normativa relacionada con las funciones y responsabilidades de los docentes de planta, ocasionales y catedráticos, y proponer una normativa que respalde la aplicación de los controles | 12/15/2023 | Vicerrectora Académica | Proyección de acto administrativo | 1 acto administrativo proyectado | Abordar la situación al interior de los respectivos Comités de Programa y Consejos de Facultad con miras a documentar el hecho de tal forma que se refleje en la evaluación del desempeño del docente, y a su vez informar de lo pertinente a la Oficina de Control Interno de Gestión | Actas de Comités de Programa y Consejos de Facultad | Comités de Programas y Consejos de Facultad | Inmediatamente se evidecie la materialización del riesgo | 30 de abril | 18/01/2023 | Presentación ante el Consejo Académico, del proyecto de Acuerdo Superior:“Por el cual se establecen los tiempos de dedicación de los profesores de planta y ocasionales a la función misional de docencia ”
| Evidencias Gestión del Riesgo-Docencia | Mónica Silva Quiceno - Vicerrectora Académica | Se hizo la respectiva revisión de los controles aplicados con respecto a la Roles a la proyección del acto administrativo, y se evidencia que se están realizando acorde con las evidencias reportadas. | 30 de abril | 25% | 1 | En proceso | Se verifican las acciones de control existentes. | Borrador de acuerdo superior para los tiempos de dedicación de los profesores de planta y ocasionales a la función misional de docencia. | Pendiente por ejecución las acciones de control propuestas. No se evidencia la materialización del riesgo. | |||
36 | 30 de agosto | 11/07/2023 | Desarrollo de la mesa de concertación de docencia, enmarcada en la R.R 0715 de 2023, en la cual se han abordado tematicas relacionadas con la planta docente y el ejercicio de la funciión docencia. | Evidencias Gestión del Riesgo - Docencia | Mónica Silva Quiceno - Vicerrectora Académica | Se realizó la revisión evidenciando que la información suministrada se encuentra a corde con las evidencias cargadas. | 31 de agosto | 66,67% | 3 | En proceso | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | Carpeta compartida | No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||||||||||||||||||||||||
37 | 30 de diciembre | 7/12/2023 | Desarrollo de la mesa de concertación de docencia, enmarcada en la R.R 0715 de 2023, en la cual se han abordado tematicas relacionadas con la planta docente y el ejercicio de la funciión docencia. | Evidencias Gestión del Riesgo - Docencia | Mónica Silva Quiceno - Vicerrectora Académica | Se realizó la revisión evidenciando que la información suministrada se encuentra a corde con las evidencias cargadas. | 31 de diciembre | 100,00% | 5 | Ejecutada | Se verifican las acciones de control existentes. | Carpeta compartida | No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||||||||||||||||||||||||
38 | Posiblidad de afectación económica y reputacional por pérdida de fiabilidad e integridad de la información, debido debilidades en al aplicación de controles en la gestión de la información del Centro de Idiomas | Centro de Idiomas | Operativo | - Controles ineficaces en la gestión de la información - No se tienen determinadas las responsabilidades en las etapas de la gestión de la información - Carencia de mecanismos de copias de respaldo para garantizar recuperabilidad de la información | 1. Incumplimiento de requisitos legales o del cliente.
2. Generación de salidas no conformes. 3. Afectación a la imagen del Centro de idiomas 4. Reprocesos | DOC_03 | Alta | Mayor | Extrema | - El personal de apoyo administrativo del Centro de Idiomas, realiza la verificación de la completitud de la información cargada por estudiantes externos matriculados | Media | Mayor | Extrema | Reducir | Asignar las actividades al personal de apoyo administrativo, en cuanto al acceso y manejo de la información de los estudiantes del centro de idiomas | 6/30/2023 | Director del centro de idiomas o quien haga sus veces | Acta de reunión con actividades asignadas | N/A | Revisión de la trazabilidad y recuperación de la información, a través de los diferentes medios disponibles | Información recuperada y disponible en el Sistema de Información | Director Centro de Idiomas - Jefe oficina de sistemas | 15 días | 30 de abril | 30 de abril | ||||||||||||||
39 | 30 de agosto | 30 de mayo del 2023 | Durante este período de tiempo, el riesgo registrado no se materializó, por lo que no fue necesario activar la acción de contingencia de revisar la trazabilidad y recuperar la información a través de los diversos medios disponibles. No obstante, hemos seguido adelante con el proceso de verificación de la información proporcionada por los estudiantes matriculados en cada semestre de este año, con el fin de evitar la pérdida de datos. En cuanto a la acción de control relacionada con la asignación de actividades al personal de apoyo administrativo para el acceso y manejo de la información de los estudiantes del Centro de Idiomas, se llevó a cabo una reunión interna de la dependencia el 30 de mayo de 2023, con el número de acta 11. Durante esta reunión, se presentó y discutió el plan de mejoramiento, y se asignaron tareas específicas a los colaboradores de la dependencia, las cuales abordaron temas relacionados con el control de documentos y fuentes de información. | Evidencias Gestión del Riesgo - Docencia | Centro de Idiomas | Se realizó la revisión evidenciando que la información suministrada se encuentra a corde con las evidencias cargadas. | 31 de agosto | 66,67% | 3 | En proceso | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | Carpeta compartida | No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||||||||||||||||||||||||
40 | 30 de diciembre | 10 de diciembre del 2023 | Durante el último período de monitoreo, continuamos observando la ausencia de materialización de riesgos registrados, lo que ha permitido mantener la estabilidad en nuestras operaciones. No ha sido necesario activar la acción de contingencia planificada previamente para revisar la trazabilidad y recuperar información, confirmando así la efectividad de las medidas preventivas implementadas. En consonancia con nuestro compromiso continuo con la integridad de los datos, hemos persistido en el proceso de verificación de la información proporcionada por los estudiantes matriculados en cada semestre de este año. En relación con la asignación de actividades al personal de apoyo administrativo para el acceso y manejo de la información de los estudiantes del Centro de Idiomas, es preciso recordar que se llevó a cabo una reunión interna el 30 de mayo de 2023, con el número de acta 11. Durante esta reunión, se presentó y discutió el plan de mejoramiento, y se asignaron tareas específicas a los colaboradores de la dependencia, abordando temas cruciales como el control de documentos y fuentes de información. | Evidencias Gestión del Riesgo - Docencia | Centro de Idiomas | Se realizó la revisión evidenciando que la información suministrada se encuentra a corde con las evidencias cargadas. | 31 de diciembre | 10,00% | 5 | Ejecutada | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | Carpeta compartida | No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||||||||||||||||||||||||
41 | Posibilidad de afectación económica y reputacional por demoras en la creación de programas académicos, debido a debilidades en la aplicación de controles en las diferentes etapas del proceso | Vicerrectoría Académica | Operativo | - La Institución no ha expedido regulaciones oportunas y pertinentes en materia de creación de programas académicos de pregrado y posgrado - No existen criterios institucionales que articulen las propuestas de programas nuevos con las tendencias nacionales e internacionales de las áreas de conocimiento | 1. Detrimento patrimonial 2. Ineficiencia en el uso de los recursos 3. Afectación a la imagen institucional frente a los usuarios y la comunidad en general 4. Intervención de organismos de control 5. Pérdida de competitividad y responsabilidad social frente a los nuevos conocimientos | DOC_04 | Baja | Moderado | Media | - El Consejo Superior expidió la resolución superior No. 005 de 2023, “Por la cual se establecen los lineamientos para la creación de programas de pregrado y posgrado en la Universidad de los Llanos”, y la vicerrectoría Académica informó la expedición de la norma a las partes interesadas pertinentes. - Se documentó el "PD-DOC-12 PROCEDIMIENTO PARA LA CREACIÓN DE PROGRAMAS ACADÉMICOS" con el fin de establecer controles y responsables en las diferentes etapas de la creación de programas académicos de pregrado y posgrado. - Las Facultades que han presentado nuevos programas académicos de pregrado o posgrado para creación, financiados con recursos de estampilla, reportan la información de la ejecución de avances a la oficina de Planeación, desde donde a su vez, se reporta en el DIARI de la Contraloría General de la República. - Los docentes que participen en la formulación de propuestas para nuevos programas académicos, cuentan con las herramientas de Proyección financiera inicial pregrado y posgrado (FO-DIE-25 y FO-DIE-26) fo-doc-139 | Muy baja | Moderado | Media | Reducir | Actualizar el procedimiento para la creación de programas académicos teniendo en cuenta la operatividad de la Universidad, responsables y los plazos de cumplimiento. | 9/30/2023 | Vicerrectoría académica
Secretaría Técnica Acreditación Dirección General de Currículo | Documento actualizado y publicado en la página del SIG | 1 procedimiento actualizado | Seguimiento, acompañamiento y asesoria por parte de la Dirección General de Currículo, con el fin de evitar o corregir situaciones no deseadas | Acta de reunión | Dirección General de Currículo Secretaría Técnica de Acreditación | 2 meses | 30 de abril | 30 de abril | ||||||||||||||
42 | Hacer seguimiento al cronograma de actividades establecido para la creación del documento de condiciones de calidad de los programas nuevos | Trimestral | Comité de Acreditación | Acta de comité | 30 de agosto | 1/09/2023 | Se realiza actualización del Procedimiento PD-DOC-12, en aras d eatender las recomedaciones derivadas de la audioría realizada por la Oficina d eControl Interno de Gestión | Evidencias Gestión del Riesgo - Docencia | Omaira elizabeth González Directora General de Currículo / Mónica Sliva Quiceno Vicerrectora Académica | Se realizó la revisión evidenciando que la información suministrada se encuentra a corde con las evidencias cargadas. | 31 de agosto | 83,33% | 4 | En proceso | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | Carpeta compartida | No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||||||||||||||||||||
43 | 30 de diciembre | 7/12/2023 | Se realiza seguimiento a través de la Dirección General currículo, en el marco de la ejecución del Proyecto de inversión con el cual se financia la creación de nuevos programas académicos. | Evidencias Gestión del Riesgo - Docencia | Omaira elizabeth González Directora General de Currículo / Mónica Sliva Quiceno Vicerrectora Académica | Se realizó la revisión evidenciando que la información suministrada se encuentra a corde con las evidencias cargadas. | 31 de diciembre | 83,33% | 5 | Ejecutada | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | Carpeta compartida | No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||||||||||||||||||||||||
44 | Posibilidad de afectación económica y reputacional debido a interrupción en la prestación de los servicios a usuarios internos y externos, debido a alteraciones de orden público o diferencias en el calendario académico del Centro de Idiomas respecto al calendario académico de los programas de pregrado | Centro de Idiomas | Operativo | - Debilidades en la normatividad interna, que regule la prestación de los servicios del Centro de Idiomas, para estudiantes BULL - Diferencias en el calendario académico del Centro de Idiomas respecto al calendario académico de los programas de pregrado, lo cual genera insuficiencia de personal académico administrativo - Infraestructura física insuficiente para la prestación del servicio | 1. Retrasos en el calendario académico 2. Afectación a los usuarios 3. Descenso en la cantidad de usuarios externos 4. Detrimentro patrimonial 5. Baja satisfacción de los usuarios, especialmente los externos | DOC_05 | Media | Moderado | Alta | - Se actualizó la normatividad interna que regula la prestación de los servicios del Centro de Idiomas a estudiantes BULL (Acuerdo Académico 003 de 2023) - El director del Centro de Idiomas, o quien haga sus veces solicita con antelación la contratación del personal académico y administrativo necesario para garantizar la prestación de los servicios del Centro de Idiomas - Los docentes del Centro de Idiomas, concertan con los estudiantes horarios para la reposición de clases o actividades complementarias | Baja | Moderado | Media | Reducir | Gestionar una sede que cuente con las condiciones de infraestructura para la prestación de los servicios del Centro de Idiomas | 12/15/2023 | Director del Centro de Idiomas o quien haga sus veces | Informe de las opciones de sede que cumplan con las condiciones de infraestructura para la prestación del servicio. | N/A | Los docentes del Centro de Idiomas, concertan con los estudiantes horarios para la reposición de clases o actividades complementarias | Acta de reunión | Docentes del Centro de Idiomas | 15 días hábiles | 31 de abril | 30 de abril | ||||||||||||||
45 | 31 de agosto | 31/08/2023 | En este periodo de monitoreo, es importante destacar que el riesgo no se materializó. Por lo tanto, no fue necesario llevar a cabo la acción de contingencia relacionada con la reposición de clases o actividades complementarias, que involucraba la creación de una reunión concertada entre docentes y estudiantes. No obstante, estamos vigilantes ante la posibilidad de enfrentar dificultades en el futuro y estamos preparados para implementar el control pertinente en caso de que sea necesario. En el caso de que el riesgo llegue a materializarse, se proporcionarán las pruebas y evidencias correspondientes. En cuanto a la acción de control relacionada con la gestión de una sede que cumpla con las condiciones de infraestructura necesarias para la prestación de servicios, es importante informar que estamos actualmente en proceso de recopilación de información. Esta acción fue registrada recientemente y tiene una fecha de ejecución establecida para el 15 de diciembre de 2023. Sin embargo, estamos dando prioridad a la entrega del informe que identifique las opciones de sede que cumplen con los requisitos de infraestructura lo antes posible | Evidencias Gestión del Riesgo - Docencia | Centro de Idiomas | Se realizó la revisión evidenciando que la información suministrada se encuentra a corde con las evidencias cargadas. | 31 de agosto | Pendiente | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | Carpeta compartida | No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||||||||||||||||||||||||||
46 | 31 de diciembre | 10/12/2023 | Durante este periodo, ciertos grupos experimentaron la materialización del riesgo, lo cual llevó a la implementación de medidas de contingencia relacionadas con la reposición de clases o actividades complementarias. Estas medidas incluyeron la organización de reuniones concertadas entre docentes y estudiantes. En el mes de septiembre, se llevó a cabo la acción de mejora o control en relación con la gestión de una sede que cumpliera con las condiciones de infraestructura necesarias para la prestación de servicios por parte del Centro de Idiomas. Esta iniciativa fue ejecutada por colaboradores del Centro de Idiomas y se presenta en este periodo de corte para su consideración. En la carpeta titulada "Riesgo 5 Centro de Idiomas," se pueden observar reposiciones de clases por parte de los docentes del proceso de estudiantes de extensión a la comunidad. Asimismo, se incluye el informe de gestión sobre la búsqueda de sedes que cumplen con las condiciones de infraestructura requeridas para ofrecer el servicio | Evidencias Gestión del Riesgo - Docencia | Centro de Idiomas | Se realizó la revisión evidenciando que la información suministrada se encuentra a corde con las evidencias cargadas. | 31 de diciembre | 100% | 5 | Ejecutada | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | Carpeta compartida | No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||||||||||||||||||||||||
47 | Investigación | Fomentar y apoyar las actividades conducentes a la generación y aplicación del conocimiento, a través de investigación científica y desarrollo tecnológico. | Posibilidad de afectación reputacional y economica por plagio de obras y productos de investigación debido al bajo uso de herramientas tecnologicas, desconocimiento de la normatividad o indebido cuidado profesional de los autores. | Dirección General de Investigaciones | Operativo | - Indebido cuidado profesional de los autores - Desconocimiento de la normatividad - Bajo uso de la herramienta tecnológica para la identificación de plagio | 1. Intervención de órganos de control. 2. Detrimento patrimonial. 3. Disminución de los indicadores institucionales. 4. Deterioro de la imagen institucional. 5. Perdida de recursos financieros. | INV_01 | Media | Mayor | Extrema | - El Director Técnico de Investigaciones, directores de centro de investigacion de facultad o Vicerrector académico efectuan capacitaciones de la normatividad relacionada con la citación de textos, manual de ética, entre otros. - El Director Técnico de Investigaciones gestiona la suscripción anual de la herramienta virtual para la detección de plagio. | Muy baja | Mayor | Alta | Reducir | -Divulgación del estatuto de propiedad intelectual y/o normatividad de citación de textos. | Anual | Director Técnico de Investigaciones Directores de centro de investigacion de facultad Vicerrector académico o profesional de apoyo | Correos electronicos | Divulgación realizada / Divulgacion programada x 100% | Se investiga con el posible autor del plagio y se asumen medidas internas para mitigar el impacto, si no se aceptan se remite informe a las instancias de control de la Universidad. | El documento presentado (proyecto, tesis, monografía) | Director Técnico de Investigaciones | Anual | 30 de abril | 1/12/2022
27/04/2023 | Se realizó la renovación de la de la suscripción anual para revisión técnica de los documentos asociados al proceso de investigación para la prevención del plagio TURNITIN. Contrato 1169 DEL 2022 Se realizó una revisión del número de reportes realizados por usuarios de Unillanos a la herramienta Turnitin, en la que se registraron 3670 reportes en el periodo de enero a marzo de 2023 (anexo) | Contrato 1169 DEL 2022 Factura 1703 ITIS SUPPORT SAS Reporte de enero - Marzo 2023 Evidencias Gestión del Riesgo - Investigación: https://drive.google.com/drive/u/0/folders/1uWfbsGxyJ2ZiadKt_dDUuwNRpnd6QUXi | Marco Aurelio Torres Mora | Se realizó primer monitoreo a la gestión de riesgos de la vigencia 2023, evidenciando la implementacion de los controles exitstentes, y la ejecución de la accion de mejora o control propuesta 2, ya que han efecutado seguimiento del uso de la herramienta anti-plagio por parte de los docentes y estudiantes de posgrado. Sigue pendiente la divulgacion del estatuto de propiedad intelectual y normaitividad interna, sin embargo la fecha de cumplimiento de la accion sigue vigente y esta proyectada para ser ejecutado durante el transcurso de la presente vigencia. | 30 de abril | 30% | 1 | En proceso | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas y los controles existentes | Contrato C-1169 Factura renovación licencia Seguimiento del uso de la herramienta | Sin observaciones No se evidencia la materialización del riesgo. | |
48 | -Seguimiento del uso de la herramienta anti-plagio por parte de los docentes y estudiantes de posgrado. | Semestral | Director Técnico de Investigaciones | Reporte de entregas de documentos a plataforma de Turnitin y relación de los usuarios. | Seguimientos realizados / Seguimiento programados x 100% | 30 de agosto | 01/04/2023-06/09/2023 | Desde la Direccion General de Investigaciones se encuentra vigente el uso de la herramienta TURNITIN. Esta herramienta esta disponible actualmente para los docentes investigadores. Las entregas de revision de documentos en la plataforma TURNITIN han sido de: Abril: 1,517 entregas, Mayo: 1,839 entregas, Junio-Agosto: 2,534 entregas, con un total de 5,890 entregas de revision de documentos realizadas en la herramienta por los usuarios. | Evidencia Investigación | Marco Aurelio Torres Mora | Se realizó la revisión evidenciando que la información suministrada se encuentra a corde con las evidencias cargadas. | 31 de agosto | 83% | 4 | En proceso | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas . | Carpeta compartido (Reporte software) | No se evidencia la materialización del riesgo. | |||||||||||||||||||||
49 | 30 de diciembre | 07/12/2023 | Se realizó la renovación de la de la suscripción anual para revisión técnica de los documentos asociados al proceso de investigación para la prevención del plagio TURNITIN. Contrato 1257 DEL 2023 Se realizó una revisión del número de reportes realizados por usuarios de Unillanos a la herramienta Turnitin, desde septiembre a 11 de diciembre se registraon 6298 reportes. | Evidencia Investigación | Marco Aurelio Torres Mora | Se realizó la revisión evidenciando que la información suministrada se encuentra a corde con las evidencias cargadas. | 31 de diciembre | 83% | 5 | Ejecutada | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas . | Carpeta compartida | No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||||||||||||||||||||||||
50 | Posibilidad de afectación reputacional y economica por desvío y uso indebido de recursos de investigación en actividades de beneficio particular debido a la baja aplicación de los controles establecidos en los procedimientos para la gestión de proyectos de investigación. | Dirección General de Investigaciones | Corrupción | -Baja aplicación de los controles establecidos en los procedimientos para la ejecución de proyectos de investigación | 1. Intervención de órganos de control.
2. Detrimento patrimonial. 3. Disminución de los indicadores institucionales. 4. Deterioro de la imagen institucional. | INV_02 | Media | Catastrófico | Extrema | - El director tecnico de investigaciones y profesionales de apoyo verifica el estado financiero de los proyectos mediante la Matriz de seguimiento y control de los proyectos de investigación - El consejo de investigaciones revisa el estado general de los proyectos de investIgación mediante un informe emitido por la dirección general de invetigaciones | Baja | Catastrófico | Extrema | Reducir | Realizar seguimiento a la ejecución de los proyectos de investigación mediante el Consejo Institucional de Investigaciones. | Semestral | Director Técnico de Investigaciones | Actas del Consejo Institucional de Investigaciones | (Seguimientos ejecutados / Seguimientos programados)*100% | Realizar el reporte a los organismos de control de la Universidad. | Informes, Actas | Director Técnico de Investigaciones | Anual | 30 de abril | 27/04/2023 | La Dirección General de Investigaciones en la Sesión extraordinaria No. 002 del 30 de enero 2023, presentó un informe general del estado de los proyectos de investigación de los cuales en ese momento se encontraban 72 proyectos activos, posteriormente se adicionaron 6 proyectos en sesion extraordinaria No. 006 y según resolución académica 040 y 041 de 2023, 5 proyectos no ejecutados | Resolución No 12 y 13 de 2023 Resolución modificatorias No 40 y No41 del 2023 https://drive.google.com/drive/u/0/folders/1uWfbsGxyJ2ZiadKt_dDUuwNRpnd6QUXi | Marco Aurelio Torres Mora | Una vez realizados los archivos, se puede evidenciar que los soportes de las acciones son concordantes con los controles y acciones de mejora programados. | 30 de abril | 50% | 2 | En proceso | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas y los controles existentes | Resolución Academica 012 de 2023 Resolución Academica 013 de 2023 Resolución Academica 040 de 2023 Resolución Academica 041 de 2023 | Pendiente cargar los soportes de las acciones de mejora o de control propuestas "Actas del Consejo Institucional de Investigaciones" No se evidencia la materialización del riesgo. | |||
51 | 30 de agosto | 06/09/2023 | La Dirección General de Investigaciones presentara un informe general del estado de los proyectos internos de investigaciones en la sesión No. 22 el 21 de septiembre de 2023, en donde se reportara que en este momento se encuentran 127 proyectos vigentes, 3 proyectos suspendidos y 8 proyectos aplazados | Evidencia Investigación | Marco Aurelio Torres Mora | Se realizó la revisión evidenciando que la información suministrada se encuentra a corde con las evidencias cargadas. | 31 de agosto | 67% | 3 | En proceso | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | Carpeta compartido | No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||||||||||||||||||||||||
52 | 30 de diciembre | 07/12/2023 | La Dirección General de Investigaciones presento un informe general del estado de los proyectos internos de investigaciones en la sesión No. 22 el 21 de septiembre de 2023, en donde se reporto que en este momento se encuentran 127 proyectos vigentes, 2 proyectos suspendidos, 8 proyectos aplazados, 79 terminados y 25 en control interno. En la sesion No 26 del 16 de noviembre se avalo la asignación de horas para docentes de planta de 18 proyectos internos y 11 proyectos externos para el primer semestre de 2024 | Evidencia Investigación | Marco Aurelio Torres Mora | Se realizó la revisión evidenciando que la información suministrada se encuentra a corde con las evidencias cargadas. | 31 de diciembre | 67% | 5 | Ejecutada | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | Carpeta compartido | No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||||||||||||||||||||||||
53 | Posibilidad de afectación economica y reputacional por el incumplimiento de la planeación de los proyectos de investigación debido a tramites administrativos ineficientes para la entrega de los recursos y cambios en el contexto de la institución. | Dirección General de Investigaciones | Operativo | -Tramites administrativos ineficientes para la entrega de los recursos en la ejecución de los proyectos de investigación -Cambios en el contexto de la Universidad (Por ejemplo: Emergencia sanitaria) | 1. Incumplimiento de términos con otras entidades, en el caso de proyectos externos
2. Detrimentro patrimonial 3. Deterioro de la imagen institucional. | INV_03 | Media | Mayor | Extrema | - Los profesionales de apoyo de investigaciones realizan solicitudes de avances, y los requerimientos pertinentes a Vicerrecursos a traves de formatos de compra, contrataciones, entre otros, realizando reporte ante Consejo Institucional de Investigaciones y posteriormente ante Viceacadémica, cuando corresponda. | Baja | Mayor | Alta | Reducir | Realizar prorrogas o suspensión de los proyectos. | Mensual | Director Técnico de Investigaciones
Consejo Institucional de Investigaciones | Actas de Consejo Institucional de Investigaciones, Informes de ejecución | (Número de proyectos de investigación suspendidos/Número de proyectos de investigación en ejecución reportados)*100% | Se realiza reporte ante el Consejo Institucional de Investigaciones. | Actas de Consejo Institucional de Investigaciones, oficios de solicitud de suspensión o prorroga | Director Técnico de Investigaciones
Consejo Institucional de Investigaciones | Mensual | 30 de abril | 27/04/2023 | A la fecha se encuentran: 103 Proyectos Vigentes 5 Proyectos suspendidos según actas de Consejo Institucional de Investigaciones (Acta 005 de 2022, ACTA 013 de 2022, Acta 001 de 2020), 8 proyectos aplazados 33 proyectos con prórroga según actas ( Acta 006 de 2023 (en proceso, sin firma), Acta 005 de 2023 (sin firma), Acta 003 de 2023 (sin firma), Acta 002 de 2023 (sin firma), Acta 010 de 2022, Acta 012 de 2022, Acta 013 de 2022, Acta 015 de 2022, Acta 017 de 2022), 5 proyectos no ejecutados según resolución académica 041 y 042 de 2023 | Resolución No 12 y 13 de 2023, Resolución modificatorias No 40 y No41 del 2023, link para carpeta de actas de consejo academico https://drive.google.com/drive/u/0/folders/1uWfbsGxyJ2ZiadKt_dDUuwNRpnd6QUXi | Marco Aurelio Torres Mora | Una vez realizados los archivos, se puede evidenciar que los soportes de las acciones son concordantes con los controles y acciones de mejora programados. | 30 de abril | 25% | 1 | En proceso | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas y los controles existentes | Resolución Academica 012 de 2023
Resolución Academica 013 de 2023 Resolución Academica 040 de 2023 Resolución Academica 041 de 2023 Actas consejo de investigaciones | Sin observaciones No se evidencia la materialización del riesgo. | |||
54 | 30 de agosto | 06/09/2023 | A la fecha se encuentran: 127 Proyectos Vigentes de los cuales 26 hacen parte de los proyectos de profesores de planta en año de prueba 3 Proyectos suspendidos según actas de Consejo Institucional de Investigaciones (Acta C.I.I. 06 de 2018, acta C.I.I. 015 de 2022) 9 proyectos aplazados (Resolución académica 008 del 31 de marzo de 2020) 46 proyectos con prórroga según actas (actas C.I.I. 013 del 18/08/2022, actas C.I.I. 08 del 19/05/2022, actas C.I.I. 05 del 10/03/2023, actas C.I.I. 06 del 22/03/2023, actas C.I.I. 019 del 18/08/2023, actas C.I.I. 013 del 15/06/2023, actas C.I.I. 015 del 13/07/2023, actas C.I.I. 03 del 09/02/2023, actas C.I.I. 02 del 30/01/2023, actas C.I.I. 010 del 23/06/2022, actas C.I.I. 017 del 17/11/2022, actas C.I.I. 09 del 18/05/2023, actas C.I.I. 012 del 28/07/2022, actas C.I.I. 015 del 27/10/2022) | Evidencia Investigación | Marco Aurelio Torres Mora | Se realizó la revisión evidenciando que la información suministrada se encuentra a corde con las evidencias cargadas. | 31 de agosto | 67% | 3 | En proceso | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas . | Carpeta compartido | No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||||||||||||||||||||||||
55 | 30 de diciembre | 07/12/2023 | A la fecha se encuentran: 127 Proyectos Vigentes de los cuales 22 hacen parte de los proyectos de profesores de planta en año de prueba 2 Proyectos suspendidos según actas de Consejo Institucional de Investigaciones (Acta C.I.I. 06 de 2018, acta C.I.I. 015 de 2022) 8 proyectos aplazados (Resolución académica 008 del 31 de marzo de 2020) 51 proyectos con prórroga según actas (actas C.I.I. 013 del 18/08/2022, actas C.I.I. 08 del 19/05/2022, actas C.I.I. 05 del 10/03/2023, actas C.I.I. 06 del 22/03/2023, actas C.I.I. 019 del 18/08/2023, actas C.I.I. 013 del 15/06/2023, actas C.I.I. 015 del 13/07/2023, actas C.I.I. 03 del 09/02/2023, actas C.I.I. 02 del 30/01/2023, actas C.I.I. 010 del 23/06/2022, actas C.I.I. 017 del 17/11/2022, actas C.I.I. 09 del 18/05/2023, actas C.I.I. 012 del 28/07/2022, actas C.I.I. 015 del 27/10/2022,actas C.I.I 027 del 07/12/2023) | Evidencia Investigación | Marco Aurelio Torres Mora | Se realizó la revisión evidenciando que la información suministrada se encuentra a corde con las evidencias cargadas. | 31 de diciembre | 67% | 3 | En proceso | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas . | Carpeta compartido ( Sin evidencia ) | No se evidencia evidencias en la carpeta compartidad para el periodo evaluado | ||||||||||||||||||||||||||
56 | Proyección Social | Asumir el estudio permanente de los problemas del entorno y su caracterización así como la elaboración de proyectos fortaleciendo la capacidad de opinión calificada de la institución. Mejorar la capacidad endógena de innovación y transferencia de conocimiento. Elevar significativamente la gestión institucional en el contexto regional y nacional estableciendo relaciones de intercambio y cooperación con los actores. Asumir el quehacer académico en función de su pertinencia en el contexto social. Promover la difusión, la recuperación y el sentido de la identidad cultural mediante la organización de actividades y eventos pertinentes. | Posibilidad de afectación económica por incumplimiento en la ejecución presupuestal de los proyectos de proyección social debido al desconocimiento o incumplimiento de los procedimientos por parte de los coordinadores y gestores de los proyectos, falta de seguimiento y monitoreo a la ejecución de los proyectos por parte de los directores de centro y demoras en las solicitudes por parte de los líderes de los proyectos. | Dirección General de Proyección Social | Operativo | - Falta de seguimiento y monitoreo a la ejecución de los proyectos de proyección social por parte de los directores de Centros - Desconocimiento o incumplimiento de los procedimientos por parte de los coordinadores y gestores de los proyectos de proyección social - Demoras en las solicitudes por parte de los líderes de los proyectos de proyección social | 1. Detrimento patrimonial
2. Afectación a la imagen institucional 3. Incumplimiento en los indicadores institucionales 4. Limitaciones en el acceso a recursos para nuevos proyectos 5. Afectación a las relaciones interinstitucionales | PSO_01 | Media | Moderado | Alta | - A medida que se van desarrollando los distintos procesos contractuales, los profesionales de apoyo realizan el seguimiento de ejecución de las actividades previstas, ejecucion de presupuesto, dificultades presentadas y actividades próximas a ejecutar en el marco de los proyectos de extensión, educación continuada y eventos. | Baja | Moderado | Media | Reducir | Realizar y reportar seguimiento trimestral de la ejecución presupuestal de la ficha BPUNI. | Trimestral | Director Técnico de Proyección Social | Formato de seguimiento a proyecto de inversión cargado en la carpeta drive (FO-DIE-08) | (Número de informes trimestrales presentados / Número de informes trimestrales a presentar) * 100% | Informar al Consejo Institucional de Proyección Social para que determine las acciones a seguir | Informe, Acta del Consejo de Proyección Social. | Director Técnico de Proyección Social | Semestral | 30 de abril | 28 abril | Acción 1. Se realiza control a la ejecución financiera de la ficha BPUNI VIAC 07 0610 2022, a través de la elaboración de matriz de trazabilidad del proceso (elaboración propia de la Dirección) esto permite ir consolidando el desarrollo de cada uno de los procesos administrativos inmersos para el desarrollo de proyectos de extensión, educación continuada y eventos. El avance físico y financiero trimestral formato (FO-DIE-08) a corte de 27 de abril consolida de manera general la ejecución porcentual de las metas y de los rubros asignados en el periodo comprendido de enero a marzo, esto permite tener claridad de los compromisos presupuestales que se van generando y a partir de ello la Dirección puede analizar la ejecución del recurso frente a las metas y actividades planteadas para la vigencia y de ser el caso realizar una redistribución del recurso con el fin de optimizar el mismo. Acción 2. Desde la Dirección a través del apoyo profesional de proyectos para el periodo de reporte se han realizado 5 capacitaciones en lo referente a procedimientos para proyectos de extensión (Proyectos Comunitarios, Educación Continuada), donde han participado las profesionales de apoyo y docentes gestores y coordinadores de proyectos de extensión. De acuerdo con el cronograma definido dentro de los terminos de referencia de la convocatoria para proyectos de extensión se tiene programado hacer una nueva capacitación y resolución de dudas del proceso y la generación de informes parciales con los coordinadores de los proyectos de cada facultad para el mes de Mayo. Acción 3. La ejecución de los procesos ha permitido evidenciar la necesidad de actualización de algunos formatos, por ellos desde la Dirección se realizan las mejoras y ajustes a formatos para el mejoramiento del proceso y se realizan las gestiones pertinentes con el área del SIG para la actualización y publicación de los mismos. | Evidencias Gestión del Riesgo - Proyección Social | Profesional de apoyo | Se hizo la respectiva revisión de los controles aplicados, y se encuentra que son acordes con las evidencias reportadas aplicando el Formato FO-DIE-08. | 30 de abril | 40% | 1 | En proceso | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | Seguimiento trimestral de la ejecución presupuestal de la ficha BPUNI. Soportes capacitación proyección social Actas de actualización información documentada de proyección social | Sin observaciones No se evidencia la materialización del riesgo. | |
57 | Capacitar a los directores de centro, coordinadores y colaboradores de proyectos sobre los requisitos y directrices para la elaboración y entrega de los informes de los proyectos. | Anual | Dirección Técnico de Proyección Social | Listado de asistencia o video de la reunión | (Número de capacitaciones ejecutadas / Número de capacitaciones programadas)*100% | 30 de agosto | 07 septiembre | Acción 1. Se realiza control y seguimiento a la ejecución financiera de la ficha BPUNI, para el segundo informe trimestral a corte de 30 de junio de 2023, dicho seguimiento se reporta en el formato FO-DIE-08. Acción 2. Desde la Dirección General de Proyección Social con el apoyo del profesional encargado de Proyectos de Extensión se han realizado en el periodo de ejecución una seri de 8 capacitaciones y revisiones conjuntas a los procedimietnos de los proyectos de extensión (Comunitarios, Educación Continauda y eventos) donde han participado los docnetes coordiandores, colabroadores, profesionales de apoyo, Directores de Centro de proyección Social). Acción 3. La Dirección realiza la revisión del procedimiento de Educación Continuada y se ajustaron las etapas y las actividades a la realidad operativa del proceso. Se ajustó el resumen de los controles, responsables y registros del diseño y desarrollo de los tipos de Educación Continuada. De igual forma, se actualizaron los siguientes formatos: FO-PSO-04 Formato Informe Técnico y Financiero de Proyectos de Educación Continuada, FO-PSO-29 Formato de Presentación Proyectos de Educación Continuada, FO-PSO-54 Formato de aprobación e institucionalización de proyectos, FO-PSO-55 Formato de revisión y viabilidad de proyectos Comité de Centro de Proyección Social, FO-PSO-56 Formato de verificación y aprobación para Unidades Académicas Directivas o de Gestión Institucional y FO-PSO-57 Formato de presentación de proyectos de educación continuada para Unidades Académicas Directivas o Unidad de Gestión. Y Se incorporan los siguientes formatos nuevos para apoyo al proceso: FO-PSO-59 Encuesta de satisfacción educación continuada, FO-PSO-60 Informe final técnico y financiero de Educación Continuada Unidades. Para el procedimiento de proyectos se ajusta el formato FO-PSO-45 (Cambio de nombre del formato de Informe de avance de proyectos comunitarios, recurrentes y especiales" a "Informe de avance de proyectos de extensión". De igual forma, se estableció encabezados a cada parte del informe con numeración, se modificó el seguimiento a las actividades y se modificó el seguimiento al presupuesto. | Evidencias Gestión del Riesgo - Proyección Social | Profesional de apoyo | Una vez realizada la verificación de los soportes adjuntos en las evidencias, se encuentran acordes a la información descrita en las acciones realizadas. | 31 de agosto | 67% | 3 | En proceso | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | Carpeta compartida | No se evidencia la materialización del riesgo. | |||||||||||||||||||||
58 | Realizar una revisión y actualización de los procedimientos y formatos relacionados con la ejecucion presupuestal de los proyectos. | Anual | Dirección Técnico de Proyección Social | Procedimientos revisados y actualizados en el SIG | (Procedimiento y formatos actualizados / Procedimientos y formatos a actualizar) * 100% | 30 de diciembre | 06 de diciembre | Acción 1. Por directriz del Consejo Superior a partir del mes de Julio se inicia el seguimiento de la ficha BPUNI de manera mensual, a la fecha de reporte se realizó seguimiento mensual hasta el mes de octubre, esto debido a que el reporte del movimiento de cada rubro se recibe después del 15 de cada mes. Este seguimiento permitió evidenciar el cumplimiento de las metas y acciones planteadas para el año 2023. Acción 2. Desde la Dirección General de Proyección Social con el apoyo del profesional encargado de Proyectos de Extensión se han realizado en el periodo de ejecución 3 socializaciones o reuniones de apoyo en la formulación y presentación de proyectos e infomres de proyetos comunitarios, adicionalmente se ha prestado asesoria personalizada a cada docente que lo ha requerido para orientar en la presentación de propuestas e informes. Acción 3. Se realiza actualización de los formatos de Acta de Inicio, Acta de Finalización, incluyendo las firmas de todo el equipo del proyecto, con el ánimo de responsabilizar a todos de la entrega de los productos. Se realiza actualización del FO-PSO-12 Informe de Proeyctos de Extensión con enfoque comunitario, ajustandolo a la realidad del proceso. Aun se esta culminando la elaboración de otros formatos y el ProcedimIento PD-PSO-06 final segúnn la realidad del proceso, del procedimeinto se adjunta el borrador. | Evidencias Gestión del Riesgo - Proyección Social | Una vez realizada la verificación de los soportes adjuntos en las evidencias, se encuentran acordes a la información descrita en las acciones realizadas. | 31 de diciembre | 100% | 5 | Ejecutada | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | Carpeta compartida | No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||||||||||||||||||||
59 | Capacitar a los directores de centro, coordinadores y colaboradores de proyectos sobre las actualizaciones y cambios en los procedimientos de proyección social. | Semestral | Dirección Técnico de Proyección Social | Listado de asistencia o video de la reunión | (Número de capacitaciones ejecutadas / Número de capacitaciones programadas)*100% | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
60 | Posibilidad de afectación economica y reputacional por el incumplimiento de las metas de proyección social debido a deficiencias en la planeación, gestión y monitoreo de las actividades y proyectos. | Dirección General de Proyección Social | Operativo | - Deficiencias en la planeación, gestión y monitoreo de las actividades y proyectos. - Disminución en el presupuesto destinado a las actividades de proyección social. - Cambios en el contexto institucional. - Conflicto, desconocimiento o incumplimientos normativos, legales, regulatorios o contractuales. -Dificultades en la ejecución de los recursos. | 1. Detrimento patrimonial 2. Afectación a la imagen institucional 3. Incumplimiento en los indicadores institucionales 4. Limitaciones en el acceso a recursos para nuevas iniciativas 5. Incumplimiento en los cronogramas y objetivos de los proyectos institucionales | PSO_02 | Alta | Mayor | Extrema | - Trimestralmente de acuerdo a la información reportada en el seguimiento al POA, el profesional de apoyo realiza el seguimiento a los indicadores de gestión para verificar la ejecución presupuestal de la Ficha BPUNI y el cumplimiento de las metas. - El Director Técnico de Proyección solicita a los profesionales de apoyo la consolidación de la información sobre la ejecución de las actividades y proyectos propios de la Dirección y de las Facultades; los cuales reflejan el grado de cumplimiento de las metas en el informe de gestión semestral. - El Director Técnico de Proyección Social de acuerdo con la ejecución presupuestal y con el grado de cumplimiento de las metas determina el ajuste de las actividades y rubros y solicita la actualización de la Ficha BPUNI para lograr la optimización del recurso y el cumplimiento de las metas. | Baja | Moderado | Media | Reducir | Gestionar y realizar el seguimiento de los procesos administrativos y contractuales para que la contratación de los materiales, elementos, equipos y apoyo logístico se realice dentro de los plazos, evitando el incumplimiento de los cronogramas y actividades de los proyectos y actividades de Proyección Social. | Mensual | Profesionales de apoyo | Correos electrónicos solicitudes de contratación, Estudio de mercado, EOC, Contratos, actas de inicio, informes de ejecución o actas de liquidación. | (Número de contratos ejecutados / Número de contratos suscritos) * 100% | Solicitar modificaciones en las metas y actividades del proceso ante la oficina de Planeación, justificando los cambios solicitados. | Correo electrónico | Director Técnico de Proyección Social | 15 días | 30 de abril | 28 de abril | Acción 1. Se remitió a VRU los requerimientos de la Dirección General de Proyección Social y de los proyectos comunitario, educación continuada y eventos. Acción 2. Se realizaron los Estudios de Oportunidad y Conveniencia de servicio de Emisora, Papelería y Equipos de computo. Acción 3. Se tiene en proceso de Estudio de mercado los requerimientos de Material Publicitario Y Apoyo Logístico. Acción 4. Se ha firmado 1 contrato, correspondiente a la emisora que transmite el programa la COROCORA SALUDABLE. Acción 5. En cuanto a los informes de avance de los proyectos, según la convocatoria se deben presentar a más tardar el día 13 de julio del 2023. | Evidencias Gestión del Riesgo - Proyección Social | Profesional de Apoyo | Se hizo la respectiva revisión de los controles aplicados, y se encuentra que son acordes con las evidencias reportadas. | 30 de abril | 40% | 1 | En proceso | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | Matriz de requerimientos DGPS Ficha tecnica de bienes y servicios ECO para contratación de bienes y servicios Contrato C-0594 (acta de inicio) | Sin observaciones No se evidencia la materialización del riesgo. | |||
61 | Atender y dar respuesta y gestión oportuna a las solicitudes de las Facultades en el marco del desarrollo de los proyectos y actividades. | Mensual | Consejo Institucional de Proyección Social | Actas de reunión, correos electrónicos o memorandos | (Número de solicitudes recibidas / Número de solicitudes gestionadas) * 100% | 30 de agosto | 07/09/2023 | Acción 1. Para el periodo de ejecución se remite a la VRU requerimientos de Producción Audiovisual y producción de textos. Acción 2. Se realizaron los Estudios de oportunidad y conveniencia para el trámite de contratación del apoyo Logistico y material publicitario. Acción 3. Se encuentra en la etapa de estudio de mercado los requerimientos de producción audio visual y producción de textos. Acción 4. Se suscribieron contratos correspondiente a material publicitario Contrato de Compraventa N.° 0650 de 2023 y de apoyo logístico Contrato de Suministro de alimentación N.° 1084 de 2023, se realizó la liquidación del contrato de compraventa N.° 0640 de 2023 (Originales reposan en VRU), se realizó la prórroga, modificación y adición del contrato N.° 0650 de 2023. Acción 5. En cuanto a los informes de avance de los proyectos, a corte del 13 de julio, se presentaron y cargaron al SIAU por parte de los docentes coordinadores un total de 29 informes parciales, en cumplimiento con el cronograma definido en los términos de referencia de la convocatoria. Acción 6. Para el periodo de ejecución reportado la Dirección General de Proyección Social recepcionó y realizó el trámite correspondiente ante las Vicerrectorías Académica y Vicerrecursos de manera oportuna a 40 solicitudes de avances de recursos, cumpliendo así con los cronogramas planteados en los proyectos de Proyección Social. Acción 7. Para el periodo de ejecución reportando el Consejo Insititucional de Proyección Social atendió y realizó una gestión oportuna de las las solicitudes recibidas de las Facultades en el desarrollo de los proyectos y actividades. Acción 8. Se realiza una revisión de la ejecución financiera del proyecto Bpuni de la Dirección a corte de 30 de junio y se determina realizar un ajuste , esto sin afectar los objetivos ni la esencia del proyecto, solicita actualización de la ficha a la Oficina de Planeación mediante Memorando N.°3130-183 con fecha de 22 de agosto de 2023, esto permitirá avanzar en la implementación de estrategias para la solución de necesidades institucionales y ampliar el alcance y los beneficiarios del proyecto. | Evidencias Gestión del Riesgo - Proyección Social | Profesinal de Apoyo | Una vez realizada la verificación de los soportes adjuntos en las evidencias, se encuentran acordes a la información descrita en las acciones realizadas. | 31 de agosto | 67% | 3 | En proceso | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | Carpeta compartida | No se evidencia la materialización del riesgo. | |||||||||||||||||||||
62 | Realizar seguimiento y monitoreo en el SIAU de la entrega de informes de avance y finalización de los proyectos de proyección social. | Semestral | Profesionales de apoyo | Correos electrónicos, SIAU | (Número de informes presentados / Número de informes a presentar) x 100% | 30 de diciembre | 06/12/2023 | Acción 1. Para el periodo de ejecución se remite a la VRU requerimiento Molino- Picador de Forraje para el proyecto codigo No. 40402216 y el reqeurimiento de la adición del contratato 1084 del 2023 Acción 2. Se realizacon los Estudios de Oportunidad y Conveniencia para el trámite de compra de l molino picadora de forraje y el estudio de la adición para el contrato de apoyo logístico. Acción 3. Se realizaron cotizaciones para la compra de la picadora de forraje. Acción 4. Se suscribio el contrato 1225 del 2023 para compra de picadora de forraje o molino y se realizó la adición al contrato 1084 del 2023 de apoyo logistico. Acción 5. Los infomres finales de los proyectos de convocatoria tienen fecha limite de entrega el día 11 de dicciembre a las 11:59 pm , por tal motivo aun no se evidencia el cargue total en la plataforma SIAU, y los proyectos de los docentes de periodo de prueba todos cargaron sus infomes para algunos finales y para otros de avance. Han entregado informes los proyectos 401002274-40502315-40202207-40202305-40202311-40202309-40202312-40202310-40202313-40402218-40102202-40102206-40102209-40102211-40102213-401002265-40102317-401002273-401002297-401002302-401002303-401002279-401002281-401002260-401002283-401002284-401002288-401002308. | Evidencias Gestión del Riesgo - Proyección Social | Profesinal de Apoyo | Una vez realizada la verificación de los soportes adjuntos en las evidencias, se encuentran acordes a la información descrita en las acciones realizadas. | 31 de diciembre | 100% | 5 | Ejecutada | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | Carpeta compartida | No se evidencia la materialización del riesgo. | |||||||||||||||||||||
63 | Posibilidad de afectación reputacional por la ausencia de información relevante para los procesos de acreditación debido a la desactualización de las bases de datos y la poca participación de los egresados en las actividades planeadas. | Programa de egresados | Operativo | -Bases de datos desactualizadas.- -Poca participación de los egresados en las actividades planeadas. | -Incumplimiento de requisitos legales e institucionales en el marco de la acreditación en alta calidad de la institución. -Falta de información para la mejora de los procesos misionales. -Ausencia de información relevante para las visitas del MEN, el CNA, y otros entes de control. | PSO_03 | Media | Moderado | Alta | -Procedimiento para acceder y actualizar la base de datos del programa de egresado PD-PSO-04. -Cotejar informe del registro de egresados en el SNIES con la base de datos del programa de egresados. | Baja | Moderado | Media | Reducir | Divulgar las actividades planeadas por el programa de egresados. | Semestral | Profesional de apoyo egresados | Informe semestral del programa de egresados e informe de la direccon general de proyeccion social | Divulgaciones realizadas / Divulgaciones programadas * 100% | Articular y solicitar a los programas academicos el envio de la informacion de las bases de datos de sus egresados. | Correo de solicitud y bases de datos de los programas academicos | Profesional de apoyo egresados | Inmediato. | 30 de abril | 27 de abril | Acción 1. Se realiza la actualización de base de datos por medio de la encuesta de actualización de datos de Egresados Se mantiene la actualización de bases de datos de acuerdo a los procedimientos PD-PSO-04 y en las actividades realizadas por el programa de egresados. Acción 2. El documento de informe de gestión correspondiente al segundo semestre de 2022, se encuentra en consolidación. | Evidencias Gestión del Riesgo - Proyección Social | Profesional de apoyo del Programa de Egresados | Se hizo la respectiva revisión de los controles aplicados, y se encuentra que son acordes con las evidencia reportada como el informe semestral. | 30 de abril | 25% | 1 | En proceso | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | Borrador informe de gestión | Sin observaciones No se evidencia la materialización del riesgo. | |||
64 | 30 de agosto | 30 agosto | Acción 1. Se realiza la estrategia e"En contacto con laU" que integra la todas actividades a deasarrollar con el objetivo de actualizar la base de tados de los egresados de acuerdo a las metas establecidas por el PDI. Base de datos se encuentra en el siguinete enlace : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1aJoxZhGWkSXA81CnS6addkQskmcjpuoBVWTfxdii0ns/edit?resourcekey#gid=1550470128 Se mantiene la actualización de bases de datos de acuerdo a los procedimientos PD-PSO-04 y en las actividades realizadas por el programa de egresados. Acción 2. se adjunta el documento de informe de gestión correspondiente al segundo semestre de 2023 I. | Evidencias Gestión del Riesgo - Proyección Social | Profesional de apoyo del Programa de Egresados | Una vez realizada la verificación de los soportes adjuntos en las evidencias, se encuentran acordes a la información descrita en las acciones realizadas. | 31 de agosto | 67% | 3 | En proceso | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | Carpeta compartida | No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||||||||||||||||||||||||
65 | 30 de diciembre | Acción 1. Se realiza la estrategia e"En contacto con laU" que integra la todas actividades a deasarrollar con el objetivo de actualizar la base de tados de los egresados de acuerdo a las metas establecidas por el PDI. Base de datos se encuentra en el siguinete enlace : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1aJoxZhGWkSXA81CnS6addkQskmcjpuoBVWTfxdii0ns/edit?resourcekey#gid=1550470128 Se mantiene la actualización de bases de datos de acuerdo a los procedimientos PD-PSO-04 y en las actividades realizadas por el programa de egresados. Acción 2. se adjunta el documento de informe de gestión correspondiente al segundo semestre de 2023 II | Evidencias Gestión del Riesgo - Proyección Social | Profesional de apoyo del Programa de Egresados | Una vez realizada la verificación de los soportes adjuntos en las evidencias, se encuentran acordes a la información descrita en las acciones realizadas. | 31 de diciembre | 100% | 5 | Ejecutada | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | Carpeta compartida | No se evidencia la materialización del riesgo. | |||||||||||||||||||||||||||
66 | Bienestar Institucional | Contribuir a la formación integral de la comunidad universitaria, mediante el diseño y ejecución de programas, que permitan fortalecer las diferentes dimensiones, físicas, psicoafectivas, políticas, cognitivas, culturales, ambientales, estética, social, del ser humano encaminados a mejorar la calidad de vida. | Posibilidad de afectación económica y reputacional por manipulación indebida de la información que se maneja en las diferentes áreas del proceso debido a debilidades en la aplicación de controles. | División de Bienestar Institucional | Operativo | - Indebido cuidado profesional del personal del proceso - Debilidades en la aplicación de puntos de control del proceso - Procedimientos inexistentes, deficientes o desactualizados - Sistemas de información deficientes u obsoletos | 1. Falta de integridad en la información que maneja al dependencia
2. Afectación a la imagen institucional 3. Afectación a los usuarios de los servicios de bienestar institucional 4. Intervención de órganos de control. | BIN_01 | Muy alta | Moderado | Extrema | - Los colaboradores de las áreas de Bienestar Institucional Universitario, presentan informes de las actividades realizdas con sus respectivos soportes. - Los coordinadores de área, hacen seguimiento a la ejecución de las actividades programadas. - El Comité de Trabajo Social, realiza la verificación de la información socioeconómica de los estudiantes, para remitir al Consejo Académico. - Sistematización parcial del proceso de apoyos económicos a estudiantes en condición de vulnerabilidad económica. - Los profesionales de psicología aplican los protocolos para acceso a los servicios y a la información. | Muy baja | Moderado | Media | Reducir | Realizar la revisión de los procedimientos de las áreas, con el fin de determinar la adecuación de los mismos, y de ser aplicable, implementar nuevos controles | 10/30/2023 | Jefe de Bienestar Institucional | - Documentos formalizados | (No. documentos adecuados / No. total de documentos)*100 | Oficio de rectificación de la información a las partes interesadas | Oficio | Jefe de Bienestar Institucional | 1 semana | 30 de abril | Se tiene proyectado la revisión de los procedimientos de las cinco áreas de la dependencia, haciendo enfasis principalmente en Desarrollo Humano y el área de Recreación y Deportes, asi mismo se tiene pendiente por ejecutar con el talento humano que labora en Bienestar Institucional una sensibilización del manejo de la información. | Evidencias Gestión del Riesgo - Bienestar Institucional | Jefe de Bienestar Institucional, Coordinadores de área | Se hace revisión del riesgo y se encuentra que no tienen evidencias de las acciones programadas, en comunicación con el profesional de apoyo se recomienda evidenciar lo que registraron en la matriz de Riesgos. | 30 de abril | Pendiente | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | No hay evidencia en la carpeta compartida | La ejecución de las acciones de control o de mejora estan programadas para fechas de cumplimiento posteriores. No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||
67 | Realizar sensibilización a los colaboradores de las áreas de BIU, sobre los controles del manejo de la información | 11/15/2023 | Jefe de Bienestar Institucional | - Soportes de sensibilización | 1 sensibilización realizada | 30 de agosto | Mayo - Agosto de 2023 | Se realizó la revisión y actualización de los procedimientos y formatos de las áreas de Desarrollo Humano y área de la Salud, así mismo se actualizó el formato para el área de Deportes el FO-BIN-08 y el formato FO-BIN-01 Control de asistencia a actividades BIU. | Evidencias Gestión del Riesgo - Bienestar Institucional | Jefe de Bienestar Institucional, Coordinadores de área | Se realizó la revisión del riesgo, evidenciando que las evidencias son coherentes con la información descrita en las acciones realizadas. | 31 de agosto | 66,67% | 3 | En proceso | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | Carpeta compartida | No se evidencia la materialización del riesgo. | |||||||||||||||||||||
68 | 30 de diciembre | Sept- Octubre de 2023 | Se realizaron 4 talleres de capacitación en manejo y registro de la información de los participantes en las actividades de Bienestar, espacio dirigido al personal que acompaña las coordinaciones y realiza la toma de informacón. | Evidencias Gestión del Riesgo - Bienestar Institucional | Jefe de Bienestar Institucional, Coordinadores de área | Se realizó la revisión del riesgo, evidenciando que las evidencias son coherentes con la información descrita en las acciones realizadas. | 31 de diciembre | 66,67% | 5 | Ejecutada | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | Carpeta compartida | No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||||||||||||||||||||||||
69 | Posibilidad de afectación económica y reputacional por incumplimiento del plan de acción anual de Bienestar Institucional Universitario, debido a debilidades en la aplicación de controles. | División de Bienestar Institucional | Operativo | - Cambios en el contexto interno o externo que afecten la ejecución del plan de acción de Bienestar - Debilidades en el seguimiento al plan de acción de Bienestar | 1. Efectación a los indicadores institucionales.
2. Intervención de órganos de control. 3. Insatisfacción de los usuarios de los servicios de bienestar institucional. | BIN_02 | Media | Moderado | Alta | - El profesional de la División de Bienestar Institucional realiza el seguimiento trimestral al avance físico y financiero del proyecto de Inversión del proceso - Monitoreo del contexto interno y externo pertinente al proceso, y toma de decisiones desde la jefatura de Bienestar Institucional - Implementación de soportes que evidencian la participación de la comunidad universitaria en las actividades de Bienestar Institucional | Baja | Moderado | Media | Reducir | Consolidar el plan de acción de Bienestar Institucional Universitario | 6/30/2023 | Jefe de Bienestar Institucional | Plan de acción de Bienestar Institucional | 1 plan de acción de Bienestar Institucional | Modificar el plan de acción de Bienestar Institucional, de acuerdo a los cambios que se presenten en el contexto interno o externo. | Actas de Consejo de Bienestar Institucional | Consejo de Bienestar Institucional | 1 semana | 30 de abril | Los coordinadores vienen trabajando en el Plan de Acción de cada una de las áreas. En reunión con personal del SIG se solicitó apoyo para elaborar una herramienta efectiva y eficiente que permita realizar el seguimiento del Plan de Accion de la dependencia, fue manifestado que podrian apoyar con el inicio de la elaboarción de la misma a partir del segundo semestre del año. | Evidencias Gestión del Riesgo - Bienestar Institucional | Jefe de Bienestar Institucional, Coordinadores de área | Se hace revisión del riesgo y se encuentra que no tienen evidencias de las acciones programadas, en comunicación con el profesional de apoyo se recomienda evidenciar lo que registraron en la matriz de Riesgos. | 30 de abril | Pendiente | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | No hay evidencia en la carpeta compartida | La ejecución de las acciones de control o de mejora estan programadas para fechas de cumplimiento posteriores. No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||||
70 | Diseñar una herramienta que permita realizar el seguimiento al Plan de acción de Bienestar Institucional Universitario | 7/31/2023 | Jefe de Bienestar Institucional | Herramienta de seguimiento | 1 herramienta de seguimiento del plan de acción de Bienestar Institucional | 30 de agosto | mayo 2023 | Se elaboraron y se dio inicio a la ejecución del los Planes de Acción de cada área de la División de Bienestar Institucional. | Evidencias Gestión del Riesgo - Bienestar Institucional | Jefe de Bienestar Institucional, Coordinadores de área | Se realizó la revisión del riesgo, evidenciando que las evidencias son coherentes con la información descrita en las acciones realizadas. | 31 de agosto | 66,67% | 3 | En proceso | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | Carpeta compartida | No se evidencia la materialización del riesgo. | |||||||||||||||||||||
71 | 30 de diciembre | Sept - Octubre de 2023 | Se viene realizando el monitoreo de la ficha BPUNI BU 02 1011 2022, que nos permite ver el avance de ejecución financiera, y el cumplimiento de las metas del PAI y el PDI. | Evidencias Gestión del Riesgo - Bienestar Institucional | Jefe de Bienestar Institucional, Coordinadores de área | Se realizó la revisión del riesgo, evidenciando que las evidencias son coherentes con la información descrita en las acciones realizadas. | 31 de diciembre | 66,67% | 5 | Ejecutada | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | Carpeta compartida | No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||||||||||||||||||||||||
72 | Gestión Jurídica | Fortalecer el proceso jurídico y normativo, mediante el acompañamiento y asesoría a las directivas de la Universidad de los Llanos, velando por la defensa de los intereses comunes en cumplimiento de los fines esenciales del Estado. | Posibilidad de afectación reputacional por sanciones legales ocasionadas por la gestión inoportuna en la solución y trámite de las acciones constitucionales y judiciales administrativas debido a la remisión tardía de los documentos a la oficina Jurídica por parte de las dependencias. | Oficina jurídica | Cumplimiento | - Falta de gestión oportuna de los responsables del proceso - Desconocimiento de la normativa vigente - Remisión tardía de los documentos a la oficina Jurídica por parte de otras dependencias | 1) Sanciones legales para la Universidad previstas en el Código General del Proceso por incumplimiento de lo ordenado por autoridad competente.
2) Fallos en contra de la universidad por entenderse por ciertos los hechos de las acciones constitucionales instauradas como consecuencia de la omisión o respuesta extemporánea de las mismas. | JUR_01 | Alta | Mayor | Extrema | Los profesionales de apoyo de jurídica realizan a diario la verificación del estado de las las solicitudes o trámites en el correo electronico de la oficina jurídica que permite llevar un control de todos los requerimientos para darle trámite oportuno. El equipo jurídico realiza reuniones periodicas para verificar el cumplimiento de los términos procesales, distribucion de solicitudes y la socialización de los avances y asuntos de la oficina. Matrices de seguimiento a las acciones constitucionales y judiciales administrativas. | Baja | Mayor | Alta | Reducir | Notificar a las diferentes dependencias de la Universidad los terminos necesarios para el cumplimiento de los requisitos solicitados por las entidades externas con el fin de dar respuesta oportuna a las acciones constitucionales y judiciales administrativas. | Semestral | Asesora juridica | Correo electronico | Numero de notificaciones enviados / Numero de notificaciones programadas x 100% | Realizar los traslados necesarios a los entes de control internos o externos de las situaciones que generen alguna presunta falta | Memorando u oficio. | Asesora Juridica | Cuando se evidencie sanciones | 30 de abril | 28 de abril de 2023 | Teniendo en cuenta que la periodicidad es semestral, los avances realizados por la Oficina Asesora Juridica para el cumplimiento del mismo, nos encontramos elaborando un memorando que tiene como finalidad dar claridad en los términos para resolver las distintas modalidades de peticiones | Evidencias Gestión del Riesgo - Gestión Jurídica | Andrea Romero
Asesora Juridica | Se hizo la respectiva revisión de los controles aplicados, y se encuentra que son acordes con las evidencia reportada. | 30 de abril | Pendiente | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | No hay evidencia en la carpeta compartida | La ejecución de las acciones de control o de mejora estan programadas para fechas de cumplimiento posteriores. No se evidencia la materialización del riesgo. | |||
73 | 30 de agosto | 4 de agosto de 2023 | Con el fin de dar respuesta oportuna y eficiente a las acciones constitucionales, durante el primer semestre la Oficina Asesora Juridica, realizo a traves de correo electronico la comunicacion informando la fecha de vencimiento de terminos o prorroga del mismo, asi mismo en los casos que fuera necesario la fecha limite para allegar los suministros para darle respuesta al tramite y asi brindar solucion a las controversias, lo cual se justifica la verificacion por medio de los correo electronicos remitidos a las partes intervinientes, cuando fuere necesario o solicitado por una dependencia. | Evidencias Gestión del Riesgo - Gestión Jurídica | Laura Quintana- Prof. de apoyo Andrea Romero- Asesora Juridica. | Una vez se revisa la información suministrada en las acciones realizadas se rectifica que la información cargada en las evidencias es acorde con lo descrito. | 31 de agosto | 67% | 3 | En proceso | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | Carpeta compartida | No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||||||||||||||||||||||||
74 | 30 de diciembre | 11 de diciembre de 2023 | En razon de cumplir con las evidencias solicitadas periodicamente, con el fin de constatar un tramite oportuno y eficiente a las acciones constitucionales, durante el segundo semestre la Oficina Asesora Juridica, realizo a traves de correo electronico la comunicacion informando la fecha de vencimiento de terminos o prorroga del mismo, asi mismo en los casos que fuera necesario la fecha limite para allegar los suministros para darle respuesta al tramite y asi brindar solucion a las controversias, lo cual se justifica la verificacion por medio de los correo electronicos remitidos a las partes intervinientes, cuando fuere necesario o solicitado por una dependencia. | Evidencias Gestión del Riesgo - Gestión Jurídica | Laura Quintana- Prof. de apoyo Andrea Romero- Asesora Juridica. | Una vez se revisa la información suministrada en las acciones realizadas se rectifica que la información cargada en las evidencias es acorde con lo descrito. | 31 de diciembre | 67% | 5 | Ejecutada | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | Carpeta compartida | No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||||||||||||||||||||||||
75 | Posibilidad de afectación ecónomica y reputacional debido al incumplimiento de los requisitos y actividades establecidas en el procedimiento de gestión de convenios, por debilidades en la suscripción, ejecución y liquidación de convenios por parte de los supervisores y/o coordinadores. | Área de convenios | Cumplimiento | -Debilidades en la suscripción, ejecución y liquidación de convenios por parte de los supervisores y/o coordinadores. - Desconocimiento de la normatividad vigente de los supervisores | 1. Debilidades en el seguimiento y ejecución de los convenios. 2. No conformidades en auditoria interna por parte de control interno de gestión. 3. Hallazgos de los entes de control externos. 4. Incumplimientos y ejecuciones irregulares 5. Terminación sin verificar el efectivo cumplimiento de las obligaciones 6. Afectación economica y de la imagen institucional. | JUR_02 | Media | Moderado | Alta | El profesional de apoyo de juridica encargado de los convenios y el asesor juridico ejecuta los controles establecidos en el procedimiento de gestión de convenios PD-JUR-01. | Baja | Moderado | Media | Reducir | Actualizar procedimiento de gestión de convenios. | 7/31/2023 | Asesora Juridica | Acta de aprobación | Procedimiento actualizado en la pagina del SIG | Realizar y enviar un memorando general a los supervisores de los convenios solicitando el envio de informe acerca del avance de ejecución financiero, técnico y administrativo, las causas de las dificultades presentadas y la programación de la ejecución de las actividades pendientes . | Correos electronicos enviados a los responsables del proceso. | Profesional de apoyo de juridica | Cuando se evidencie sanciones | 30 de abril | 28 de abril de 2023 | Teniendo en cuenta que la periodicidad es semestral, los avances realizados por la Oficina Asesora Juridica para el cumplimiento del mismo, nos encontramos elaborando una matriz de excel, que nos permita evidenciar la documentaciòn faltante por parte de los supervisores y de esta manera posteriormente realizar el requerimiento mediante el memorando pertinente. | Evidencias Gestión del Riesgo - Gestión Jurídica | Natalia Hurtado Profesional de Apoyo Andrea Romero Asesora Juridica | Se hizo la respectiva revisión de los controles aplicados, y se encuentra que no hay evidencia cargada en la carpeta. | 30 de abril | Pendiente | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | No hay evidencia en la carpeta compartida | La ejecución de las acciones de control o de mejora estan programadas para fechas de cumplimiento posteriores. No se evidencia la materialización del riesgo. | |||||
76 | Divulgacion del procedimiento de gestión de convenios y la resolucion rectoral 1092 de 2021. | Semestral | Asesora Juridica | Actas de reunión, listados de asistencia, correos o publicaciones | Divulgaciones realizadas / Divulgaciones programadas x 100% | 30 de agosto | 30 de agosto | -Se realizaron cambios en el procedimiento de gestion de Convenios (version 6) a (Versión 07), dentro del cual se actualizaron las referencias normativas. Se ajustó las condiciones generales de la suscripcion de conveios a la actualidad del proceso. Se agregó los formatos de lista de chequeo para la suscripcion de cada tipo de convenio y se actualizó el contenido del convenio académico en lo relacionado a la responsabilidad; -Se actualizaron las listas de chequeo y se crearon 4 listas de chequeo dependiendo el tipo de suscripcion de convenio; - Se actualizaron los formatos de convenio, formato estudio previo y se ajusto de una manera pactica el formato de pasantias y/o practicas laborales, pasando a ser modelos de suscripcion de convenios,se actualizo el manejo practicas y/o pasantias, pasando ser un documento modelo de la sigueinte manera, MODELO CONVENIO ACADÉMICO DE PASANTÍAS YO PRACTICAS (Versión 01), con el fin de facilitar su adecuación a los diferentes convenios que la Universidad puede suscribir con otras entidades, las nuevas actualizaciones ya se encuentran publicadas en la pagina del SIG; -En lo relacionado a la divulgacion del procedimeinto de gestion de convenios en cuanto a la Resolucion rectoral 1092 de 2021, se emitio memorando masivo por medio de la Oficina de comunicaciones a todos los supervisores que hagan parte de convenios suscitos vigentes y por liquidar con los aliados, con la finalidad que alleguen los documentos faltantes y informes de avances de los respectivos convenios que ejercen la supervision; --Lo relacionado a la implementacion del modulo de convenios SIAU, semanalmente se ha trabajado con la Oficina de Sistema, a la fecha tenemos gran avance de la implementacion del modulo,posteriormente haremos la socializacion de la implementacion del mismo. | Evidencias Gestión del Riesgo - Gestión Jurídica | klairel Rincon Agudelo Profesional de Apoyo Bibiana Zambrano Asesora Juridica | Una vez se revisa la información suministrada en las acciones realizadas se rectifica que la información cargada en las evidencias es acorde con lo descrito. | 31 de agosto | 67% | 3 | En proceso | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | Carpeta compartida: PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE CONVENIOS Fecha de aprobación 30/08/2023 | No se evidencia la materialización del riesgo. | |||||||||||||||||||||
77 | Seguimiento a la implementación del modulo de convenios en software SIAU para facilitar la verificación y deteccion de incumplimiento de los requisitos. | Semestral | Asesora Juridica | Correos, grabaciones o actas de reunión de seguimiento al modulo de seguimiento de convenios en SIAU | Seguimientos realizados / Seguimiento programados x 100% | 30 de diciembre | 11 de diciembre | Se difundió el memorando a los supervisores de los convenios, haciendo énfasis en el cumplimiento de sus obligaciones adquiridas, mencionando en la Resolución Rectoral 1092 de 2021.
A la fecha se está trabajando en la versión 8 del procedimiento, incluyendo el manejo de los convenios en la Facultad de Ciencias de la Salud, con la Oficina de OIRI para la suscripción de los convenios nacionales e internacionales, de igual forma se incluyó el procedimiento del manejo de archivo. Estamos en proceso de formalización y realizando los últimos ajustes pertinentes a cada documento para la respectiva publicación en la página del SIG. Se realizaron reuniones con la oficina de sistemas programadas semanalmente para realizar avances y ajustes del aplicativo de los convenios que estará disponible en la página del SIAU. Se encuentra en fase de prueba para dar inicio en el año 2024. | Evidencias Gestión del Riesgo - Gestión Jurídica | Klairel Rincon Agudelo Profesional de Apoyo Bibiana Zambrano. Apoyo a la Gestión Andrea Romero Martin. Asesora Juridica | Una vez se revisa la información suministrada en las acciones realizadas se rectifica que la información cargada en las evidencias es acorde con lo descrito. | 31 de diciembre | 100% | 5 | Ejecutada | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | Carpeta compartida | No se evidencia la materialización del riesgo. | |||||||||||||||||||||
78 | Gestión de Talento Humano | Planear, definir y desarrollar con eficiencia y eficacia los servicios administrativos para la gestión del talento humano en la Universidad de los Llanos mediante el establecimiento de lineamientos, ejecución de acciones y seguimiento en las etapas de selección, vinculación, trayectoria y desvinculación del personal en la Institución; cumpliendo los requerimientos técnicos y legales vigentes; así como la ralización de la autoevaluación del proceso para promover la mejora continua, orientada a la misión, visión y objetivos institucionales. | Posibilidad de afectación reputacional por vinculación y/o promoción de docentes que no cumplan con los requisitos y competencias especificas de la labor docente. | Oficina de asuntos docentes | Operativo | - Ausencia de controles efectivos para la contratación de docentes idóneos - Aprobación de perfiles por necesidad - Omitir los procedimientos para contratación de docentes | 1. Incumplimiento de los prcipios de transparencia y seleccion de la contrataciòn pública
2. Procesos sancionatorios, Disciplinarios, fiscales y penales 3. Pérdida de la imagen y credibilidad institucional 4. Intervencion de organos de control | GTH_01 | Media | Menor | Media | - Hacer uso de la base de datos docente, para registrar o encontrar docentes idóneos a contratar - Validación del título docente - Evaluación de la hoja de vida por el CARP | Muy baja | Menor | Baja | Compartir | Solicitar a las secretarías académicas, incluya la autorización para la verificación del título del docente aspirante. | Continuo | Asuntos docentes | Correo electrónico | N. de solicitudes realizadas | Se remite a la Oficina jurídica para aplicar los correctivos pertinentes | Correo electrónico | Jefe de Oficina de asuntos docentes | Inmediato | 30 de abril | 14/03/2023 | -Se envió un correo electrónico a las Secretarías Académicas de todas las Facultades con la información de los documentos requeridos en las hojas de vida para poder ser valoradas por la Oficina de Asuntos Docentes, en ese correo se informa que deben enviar el Formato de Autorización de Verificación Académica FO-GTH-169 diligenciado por los docentes junto a las hojas de vida. -Se solicita el formato en caso de no ser enviado. | Evidencias Gestión del Riesgo - Gestión del Talento Humano | Jefe de la Oficina de Asuntos Docentes | Se hace la respectiva revisión de los controles aplicados y son acordes con la evidencia reportada. | 30 de abril | 25% | 1 | En proceso | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | Correos electronicos | No se evidencia la materialización del riesgo. | |
79 | 30 de agosto | 14/08/2023 | -Se realizó una capacitación con los nuevos secretarios académicos y directores de las diferentes unidades académicas (Escuelas, Departamentos, Unidades) convocada por la Vicerrectoría Académica, donde uno de los temas a tratar fueron las solicitudes de docentes catedráticos por necesidad de servicios y los documentos requeridos en las hojas de vida para poder ser valoradas, se informa nuevamente sobre el Formato de Autorización de Verificación Académica FO-GTH-169. (Evidencia: Presentación realizada para los docentes y correo de la reunión). | Evidencias Gestión del Riesgo - Gestión del Talento Humano | Jefe de la Oficina de Asuntos Docentes | Se hace la revisión a los controles aplicados y son acordes con la evidencia cargada | 31 de agosto | 67% | 3 | En proceso | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | Carpeta compartida | No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||||||||||||||||||||||||
80 | 30 de diciembre | Noviembre | -Se realizarón verificaciones de títulos de los docentes (Evidencia: soportes de verificación por parte de las IES). | Evidencias Gestión del Riesgo - Gestión del Talento Humano | Jefe de la Oficina de Asuntos Docentes | Se realizó la revisión del riesgo, evidenciando que las evidencias son coherentes con la información descrita en las acciones realizadas. | 31 de diciembre | 100% | 5 | Ejecutada | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | Carpeta compartida | No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||||||||||||||||||||||||
81 | Posibilidad de afectación reputacional por ausencia de evaluación de docentes de los programas de posgrado, por parte de los estudiantes | Evaluación docente | Cumplimiento | - Falta de articulación entre las unidades que llevan a cabo actividades necesarias para poder realizar la evaluación de los docentes de programas de posgrado | 1. El docente obtiene una nota favorable de 5, aún sin tener evaluación 2. El docente podría continuar en la Institución, aún sin cumplir criterios de calidad 3. Afectación de la calidad en el programa al cual pertenece el Docente | GTH_02 | Media | Menor | Media | - Solicitud a los programas, docentes y secretarías académicas en fechas establecidas según la normatividad - Solicitud a los estudiantes de diligenciamiento de la evaluación docente por correo institucional - Informar mediante correo electrónico el grado de avance de la evaluación docente | Muy baja | Menor | Baja | Reducir | Gestionar la posibilidad de articular la evaluación docente de posgrados con algún trámite de la Institución que logre disminuir la omisión de la evaluación por parte de estudiantes | Anual | Jefe de la Secretaría técnica de evaluación y promoción docente | Acta de las reuniones y correos enviados | N. de actas y correos enviados | Aplicación de la normatividad interna de evaluación docente | Acta de comité de evaluación y promoción docente | Jefe de la secretaría técnica de evaluación docente | 1 mes | 30 de abril | Desde Febrero de 2023 | Los procesos de evaluación de desempeño docente de los programas posgrados se efectúa de acuerdo a la normatividad vigente (Acuerdo Académico. 005 de 2022). La recolección de la información se realiza desde los formularios de Google Forms, y se solicita el diligenciamiento de los instrumentos a cada una de las fuentes evaluadoras ( Docentes, Estudiantes, y Secretarías Académicas). Reiterando constantemente la invitación al diligenciamiento por parte de los estudiantes | Evidencias Gestión del Riesgo - Gestión del Talento Humano | Secretario Ténico de Evaluación y Promoción Docente. | Se realizó la revisión de los controles, encontrando su aplicación y verificando que las evidencias son acordes con lo reportado. | 30 de abril | 25% | 1 | En proceso | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | Normatividad Correos electronicos solicitud de cronogramas, cursos y cohortes programados Correos de solicitud de evaluación de desempeño docente | No se evidencia la materialización del riesgo. | |||
82 | 30 de agosto | Desde 30 Abril 2023 | Los procesos de evaluación de desempeño docente de los programas posgrados se continúan efectúando de acuerdo a la normatividad establecida por la Universidad de los Llanos (Acuerdo Académico. 005 de 2022). La recolección de la información se realiza desde los formularios de Google Forms, y se solicita el diligenciamiento de los instrumentos a cada una de las fuentes evaluadoras ( Docentes, Estudiantes, y Secretarías Académicas). Reiterando constantemente la invitación al diligenciamiento por parte de los estudiantes. | Evidencias Gestión del Riesgo - Gestión del Talento Humano | Secretario Ténico de Evaluación y Promoción Docente. | Se realizó la revisión a los controles aplicados y es acorde a la evidencia reportada para el presente corte | 31 de agosto | 67% | 3 | En proceso | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | Carpeta compartida | No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||||||||||||||||||||||||
83 | 30 de diciembre | Desde 30 de Abril de 2023 | Los procesos de evaluación de desempeño docente de los programas posgrados se continúan efectúando de acuerdo a la normatividad establecida por la Universidad de los Llanos (Acuerdo Académico. 005 de 2022). La recolección de la información se realiza desde los formularios de Google Forms, y se solicita el diligenciamiento de los instrumentos a cada una de las fuentes evaluadoras ( Docentes, Estudiantes, y Secretarías Académicas). Reiterando constantemente la invitación al diligenciamiento por parte de los estudiantes. | Evidencias Gestión del Riesgo - Gestión del Talento Humano | Secretario Ténico de Evaluación y Promoción Docente. | Se realizó la revisión del riesgo, evidenciando que las evidencias son coherentes con la información descrita en las acciones realizadas. | 31 de diciembre | 67% | 5 | Ejecutada | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | Carpeta compartida | No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||||||||||||||||||||||||
84 | Posibilidad de afectación económica y reputacional por vinculación de personal sin los lineamientos idóneos en términos de contextualización y cualificación para el cargo | División de servicios administrativos | Operativo | - Manual de funciones desactualizado - Actualización de normavitidad interna | 1. Procesos sancionatorios, disciplinarios y fiscales 2. Pérdida de imagen y credibilidad institucional 3. Intervención de órganos de control | GTH_03 | Baja | Mayor | Alta | - Certificación de cumplimiento de requisitos para nombramiento - Verificación de títulos de hojas de vida - Aplicación de procedimiento GTH 07 - Comisión de verificación de requisitos (Acuerdo 03 de 2021) | Muy baja | Mayor | Alta | Reducir | Actualización del manual de funciones | Anual | Jefe de Planeación - Jefe División de servicios administrativos | Resolución Rectoral | 1 resolución publicada | Revocatoria del nombramiento sin el lleno de requisitos legales | Acto administrativo | El rector - Consejo Superior | Inmediato | 30 de abril | 08/03/2023 | C1: Se realiza la respectiva verificación y certificación del cumplimiento de los requisitos exigidos en la normatividad. C2: Se lleva a cabo la verificación de los títulos de las hojas de vida. C3: El procedimiento GTH-07 aplica solamente para Asuntos Docentes. C4: La comisión de verificación de requisitos (Acuerdo 03 de 2021) aplica para los cargos de elección (Rector y Decanos) las cuales no se han realizado en lo que lleva del año. Actividad de mejora: Se suscribió el contrato 0471 de 2023, el cual se firmó el 08/03/2023, y se firmó acta de inicio el 27/03/2023. se envió oficio el 20/04/2023 de los supervisores al contratista, solicitando primer informe mensual y el cronograma de la ejecución de los entregables en los cuales en el numeral 3 (cláusula de especificaciones técnicas) Ítem 6 está la apoyar en la elaboración del manual específico de funciones y competencias. | Evidencias Gestión del Riesgo - Gestión del Talento Humano | Jefe División de Servicios Administrativos | Se hizo la respectiva revisión de los controles aplicados, y se encuentra que son acordes con las evidencias reportadas. | 30 de abril | 25% | 1 | En proceso | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas, y los controles existentes | Contrato interadministrativo N° 0471 de 2023 | No se evidencia la materialización del riesgo. | |||
85 | 30 de agosto | 08/03/2023 | Actividad de mejora: Se suscribió el contrato 0471 de 2023, el cual se firmó el 08/03/2023, y se firmó acta de inicio el 27/03/2023. se envió oficio el 20/04/2023 de los supervisores al contratista, solicitando primer informe mensual y el cronograma de la ejecución de los entregables en los cuales en el numeral 3 (cláusula de especificaciones técnicas) Ítem 6 está la apoyar en la elaboración del manual específico de funciones y competencias. Asuntos Docentes: En el procedimiento PD-FTH-07 “Procedimiento para la convocatoria y selección de profesores catedráticos a nivel pregrado” participan varias dependencias, la Oficina de Asuntos Docentes realiza las valoraciones de las hojas de vida de los docentes catedráticos que ingresan por convocatoria y necesidad de servicio. Entre mayo y agosto se han realizo: 39 valoraciones de docentes catedráticos para pregrado, enviadas posteriormente al personal encargado de la División de Servicios Administrativos para los tramites correspondientes a la contratación. (Se adjunta un ejemplo como evidencia). | Evidencias Gestión del Riesgo - Gestión del Talento Humano | Jefe División de Servicios Administrativos | Del contrato 0471 de 2023 y de acuerdo a la solicitud del Informe mediante oficio 2023-EE-000565, se adjunta la evidencia del informe de Ejecucion del Contrato con fecha de suscripcion del 27 de mayo del 2023. Se hizo la respectiva revisión de los controles aplicados, y se encuentra que son acordes con las evidencias reportadas. | 31 de agosto | 67% | 1 | En proceso | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | Carpeta compartida | No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||||||||||||||||||||||||
86 | 30 de diciembre | Septiembre | Asuntos Docentes: En el procedimiento PD-FTH-07 “Procedimiento para la convocatoria y selección de profesores catedráticos a nivel pregrado” participan varias dependencias, la Oficina de Asuntos Docentes realiza las valoraciones de las hojas de vida de los docentes catedráticos que ingresan por convocatoria y necesidad de servicio. Entre agosto y diciembre se hicieron 38 valoraciones de docentes catedráticos para pregrado, enviadas posteriormente al personal encargado de la División de Servicios Administrativos para los tramites correspondientes a la contratación. (Se adjunta un ejemplo como evidencia). | Evidencias Gestión del Riesgo - Gestión del Talento Humano | Jefe División de Servicios Administrativos Jefe de la Oficina de Asuntos Docentes | Se realizó la revisión del riesgo, evidenciando que las evidencias son coherentes con la información descrita en las acciones realizadas. | 31 de diciembre | 100% | 5 | Ejecutada | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas | Carpeta compartida | No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||||||||||||||||||||||||
87 | Posibilidad de afectación económica por el pago inadecaudo de nómina | División de servicios administrativos | Operativo | - Errores o fallos en el software | 1. Sanciones fiscales, disciplinarias 2. Multas de las entidades de vigilancia | GTH_04 | Baja | Menor | Baja | Tickets al proveedor Revisión detallada por diferentes funcionarios, de manera independiente | Baja | Menor | Baja | Evitar | Ajustar la novedad en la nómina detectada, para ser deducida en el siguiente mes | Archivo de novedades | Auxiliar de nómina | 1 mes | 30 de abril | Mensual | C1: Se enviaron tickets al proveedor, por diferentes erroreres presentados. C2: Se realiza revisión detallada por diferentes funcionarios de la división. | Evidencias Gestión del Riesgo - Gestión del Talento Humano | Jefe División de Servicios Administrativos | Se hace revisión del riesgo y se encuentra que algunos controles no son propios del oficina de personal y el líder del proceso de gestión de talento humano, manifiesta su intención de hacer revisión y ajustar el riesgo. | 30 de abril | 25% | 1 | En proceso | Se verifican los controles existentes | Tickets ADA Correos de nómina administrativa para la respectiva revisión. | No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||||||
88 | 30 de agosto | Mensual | C1: Se enviaron tickets al proveedor, por diferentes erroreres presentados. C2: Se realiza revisión detallada por diferentes funcionarios de la división. | Evidencias Gestión del Riesgo - Gestión del Talento Humano | Jefe División de Servicios Administrativos | Dentro de la evidencia de los Tickest, se evidencia que el caso fue cerrado con una posible Solucion ante el riesgo anteriormente presentado. Se hizo la respectiva revisión de los controles aplicados, y se encuentra que son acordes con las evidencias reportadas. | 31 de agosto | 100% | 1 | Ejecutada | Se verifican los controles existentes | Se realiza la revision y se realiza cierre, por lo tanto se soluciona el problema presentado en meses anteriores. | No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||||||||||||||||||||||||
89 | 30 de diciembre | Mensual | C1: Se enviaron tickets al proveedor, por diferentes erroreres presentados. C2: Se realiza revisión detallada por diferentes funcionarios de la división. | Evidencias Gestión del Riesgo - Gestión del Talento Humano | Jefe División de Servicios Administrativos | El caso se cuentra cerrado, las evidencias para este tercer corte se encuentran en la Carpeta del mes de Agosto. | 31 de diciembre | 100% | 1 | Ejecutada | Se verifican los controles existentes | Se realiza la revision y se realiza cierre, por lo tanto se soluciona el problema presentado en meses anteriores. | No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||||||||||||||||||||||||
90 | Gestión Financiera | Administrar de manera eficiente y eficaz los recursos financieros de la Universidad, garantizando el cumplimiento de los compromisos adquiridos con la comunidad y los entes de control. | Posibilidad de afectación de la imagen corporativa por informaciòn financiera, contable y tesoral inexacta o inoportuna, por ineficiencia en los sistemas de informaciòn | Oficina de presupuesto | Tecnología | - Soporte técnico inoportuno por parte del proveedor - Fallos en la conectividad y el sistema en general | 1. Sanciones disciplinarias 2. Sanciones fiscales | FIN_01 | Media | Menor | Media | - Generación de tickets al proveedor - Comunicación con el profesional asignado SICOF - Revisión y análisis de información reportada con SICOF | Baja | Menor | Baja | Compartir | Solicitud a la Oficina de Vicerrecursos de revisión en pro de mejoras de la conectividad que afectan los procesos de la división financiera. | Anual | División financiera | Acta de reunión y correos electrónicos | N. de solicitudes realizadas | El proceso no tiene alcance para generar acciones de contingencia | 30 de abril | 31-03-2023 16-01-2023 25-01-2023 | 1, Se han realizado los diferentes tickets de los inconvenientes presentados con el sistema al proveedor. 2, se han enviado correos electronicos solicitando diferentes procedimientos en el sistema de SICOF, a las áreas involucradas. con el fin de hacer mas funcional y mejorar la operación del mismo. Se ha solicitado la capacitación por el cambio de descentralización del modúlo de presupuesto para la oficina de personal, Vicerrectoria Academica y servicios generales, Curriculo y la Descentralización de elaboracion de las solicitudes de Disponibilidades y registros presupuestales. 3, Se ha realizado la revision de los tiempos de respuesta de los inconvenientes presentados con el sistema de información, se evidencia que ha sido satisfactoria, de enero a Marzo del presente año, hemos reportado 10 tickes de los cuales ya 8 se encuentran cerrados. | Evidencias Gestión del Riesgo - Gestión Financiera | Jefe de presupuesto | Se hizo la revisión respectiva revisión de los controles aplicados, encontrando que son acordes con las evidencias reportadas. | 30 de abril | 25% | 1 | En proceso | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas, y los controles existentes | Actas de Reunión Correo electronico Reporte de tickets | Pendiente las acciones de mejora o de control propuestas. No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||
91 | Solicitud al supervisor del contrato del sistema, las actualizaciones normativas y tecnológicas necesarias para el debido funcionamiento de la plataforma | Anual | División financiera | Acta de reunión o correos electrónicos | N. de solicitudes realizadas | 30 de agosto | 06-06-2023 24-07-2023 15-08-2023 | 1, Se ha realizado el levantamiento ante el proveedor, de los diferentes tickets que surgen de los inconvenientes presentados con el sistema. 2, mediante correo electrónico se ha hecho la solicitud para el mejoramiento de los procesos del sistema de informacion SICOF, en aras de optimizar tiempo en el funcionamiento de los procesos del sistema, se solicitó ante el provedor poder realizar cargas masivas de compromisos presupuestales para la contratación semestral de catedraticos, monitores y auxiliares y tambien para los contratistas administrativos, información que allega la oficina de contratación. 3, Se ha realizado la revisión de los tiempos de respuesta de los inconvenientes presentados con el sistema de información, se evidencia que ha sido satisfactoria, de Mayo a Agosto del presente año, Todos los tickets correspondientes a este cuatrimestre se encuentran cerrados. - Se han realizado 2 reuniones para con el area de sistemas para blindar el proceso de la revision de los tickes y el acompañamiento que debe hacerse hasta que quede cerrado, resaltando la importancia que tiene este proceso para la entrega oportuna de la información. | Evidencias Gestión del Riesgo - Gestión Financiera | Jefe de presupuesto | Se hizo la revisión respectiva revisión de los controles aplicados, encontrando que son acordes con las evidencias reportadas. | 31 de agosto | 66,67% | 3 | En proceso | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas. | Carpeta compartida | No se evidencia la materialización del riesgo. | |||||||||||||||||||||
92 | 30 de diciembre | 1, Se han excalado tickets con relación a los inconvenientes que s epresentan en el sistema ante el proveedor. 2, se ha realizado el seguimiento al procedimiento del envio de compromisos presupuestales para la contratación mediante cargas masivas. 3, Se ha revisado los tiempos de respuesta de los diferentes tickets realizados entre el 01 de septiembre a la fecha ante el proveedor del sistema de información, se evidencia que ha sido satisfactoria ya que de los tickets generados solo 3 se encuentra abiertos en espera de respuesta pero aun estan dentro de los limites de tiempo y 1 vencido hace 1 dia. los demas estan cerrados. | Evidencias Gestión del Riesgo - Gestión Financiera | Jefe de presupuesto | Se realizó la revisión del riesgo, evidenciando que las evidencias son coherentes con la información descrita en las acciones realizadas. | 31 de diciembre | 100,00% | 5 | Ejecutada | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas. | Carpeta compartida | No se evidencia la materialización del riesgo. | |||||||||||||||||||||||||||
93 | Posibilidad de detrimento en la imagen institucional por incumplimiento inoportunidad o inexactitud en la entrega de reportes de información a la oficina de contabilidad | Oficina de contabilidad | Financiero | - Entrega inoportuna de la información pertinente por parte de las dependencias de la Instituciòn -Desconocimiento de la importancia, priorizaciòn y autocontrol de los responsables de la información a suministrar | 1. Errores en la información a presentar 2. Generación de reprocesos | FIN_02 | Baja | Menor | Baja | - Cronograma de entrega de informes al área de contabilidad - Seguimiento al cronograma de entrega de informes al área de contabilidad - Revisión de la idoneidad de la información | Muy baja | Menor | Baja | Aceptar | N/A | N/A | N/A | N/A | N/A | - Solicitar a traves del correo la información pertinente a las dependencias
- Revisar información más actual suministrada por la dependencia y de acuerdo a esta se ajusta la información contable | - Correso electrónicos a las dependencias - Ajuste contable si aplica el caso | Jefe de la Oficina de Contabilidad | De acuerdo al cronograma de presentación de informes | 30 de abril | 01-01-2023 30-04-2023 | 1. Elaboración y Socialización mediante correo electrónico del Cronograma de Informes por Dependencias Vigencia 2023. 2. Elaboración y entrega del Calendario de Informes Oficina de Contabilidad para la Vigencia 2023. 3. Solicitudes mediante correos electronicos de la información oportuna para los informes a las áreas responsables. | Evidencias Gestión del Riesgo - Gestión Financiera | Jefe Oficina de Contabilidad | Se realizó la revisión del riesgo, encontrando que se ha cumplido con los controles y que las evidencias cargadas corresponden con dichos controles. | 30 de abril | 25% | 1 | En proceso | Se verifican los controles existentes. | Cronograma de informes a reportar por dependencias Calendario de informes Solicitud correos electronicos | No se evidencia la materialización del riesgo. | |||
94 | 30 de agosto | 01-05-2023 30-08-2023 | 1. Solicitudes mediante correos electrónicos a las áreas responsables de la información para la elaboración de los diferentes informes del área. | Evidencias Gestión del Riesgo - Gestión Financiera | Jefe Oficina de Contabilidad | Se realiza la revisión y se encuentra que el control aplicado sintetiza los 3 controles de acuerdo al corte evaluado. Se aclara que dentro de cada una de las carpetas que cargó la oficina de contabilidad, está en orden cronológico los archivos que soportan lo reportado. | 31 de agosto | 66,67% | 3 | En proceso | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas. | Carpeta compartida | No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||||||||||||||||||||||||
95 | 30 de diciembre | 01-09-2023 30-11-2023 | 1. Se realizaron las respectivas solicitudes mediante correos electrónicos a las diferentes áreas responsables de remitir la información para la elaboración de los informes del área. | Evidencias Gestión del Riesgo - Gestión Financiera | Jefe Oficina de Contabilidad | Se realizó la revisión del riesgo, evidenciando que las evidencias son coherentes con la información descrita en las acciones realizadas. | 31 de diciembre | 100 | 5 | Ejecutada | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas. | Carpeta compartida | No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||||||||||||||||||||||||
96 | Posibilidad de afectación económica por ataques cibernéticos a la Institución | Oficina de tesorería | Tecnología | - Falta de un equipo de computo dedicado exclusivamente a transacciones bancarias - Incorrecta aplicación del protocolo de seguridad | 1. Afectación económica por sustracción de dinero de las arcas de la Universidad | FIN_03 | Media | Moderado | Alta | - Aplicaciòn del protocolo de seguridad establecido - Acceso restringido de personal a la tesorería - Elementos de seguridad en uso exclusivo de personal de planta | Muy baja | Moderado | Media | Reducir | Solicitar a la Oficina de Vicerrecursos el computador para manejo excluivo de portales bancarios. | Anual | Tesorero | Oficio y correo institucional | Solicitud realizada | -Informar de inmediato a la oficina de sistemas - Llamar a los operadores de portales y gerencia de los bancos | Listado con telèfonos de los operadores de portales y gerentes de bancos | Tesorero | Inmediato | 30 de abril | 11/04/2023 02/03/2023 20/12/2022 | 1 ,- Se reiteró a la Vicerrectoría del cumplimiento de los compromisos adquiridos en la vigencia 2022, según oficio 50,10,30,006-I Equipo de Cómputo 2 ,- se realizó reunión para revisar la posibilidad ante riesgo de fraude. Se concluye que NO es viable este riesgo, puesto que existe la póliza para cubrir cualquier eventualidad, en este caso. Se anexa acta 003 del 02/03/2023 3 ,- Se publicó en la carpeta del Proceso de Gestión Financiera, Mapa de Procesos en la página del SIG, Los Lineamientos de la División de Tesorería | Evidencias Gestión del Riesgo - Gestión Financiera } | Jefe División de Tesorería | Se hizo la revisión encontrando que se aplicaron los controles y que son acordes con las evidencias reportadas. Se aclara que la acción de mejora, respecto a los controles a los altos montos, aún está en discusión la manera de aplicarla y podría tener variación en el próximo monitoreo. La Oficina Asesora de Planeción seguirá acompañando dicha acción. | 30 de abril | 25% | 1 | En proceso | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas, y los controles existentes | Acta de reunión Memorando solicitud Lineamientos de Seguridad Equipos de Área Financiera | No se evidencia la materialización del riesgo. | |||
97 | Revisión y estudio técnico del protocolo de seguridad para giros de altos montos | Anual | Tesorero | Acta de reuniones | Solicitud realizada | 30 de agosto | 23-05/2023 | 1 ,- Que de acuerdo a la acción de mejora solicitada a la oficina de Vicerrecursos computador portátil para el manejo exclusivo de portales bancarios, éste fue entregado a la División de Tesorería, para subsanar las causas del riesgo en el equipo exclusivamente a transacciones bancaarias | Evidencias Gestión del Riesgo - Gestión Financiera | jefe División de Tesorería | Se hizo la revisión encontrando que se aplicaron los controles y que son acordes con la información reportada como evidencia. | 31 de agosto | 100,00% | 5 | Ejecutada | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas. | Carpeta compartida | No se evidencia la materialización del riesgo. | |||||||||||||||||||||
98 | 30 de diciembre | 07/12/2023 | 1- Durante la vigencia se solicito el computador para el manejo exclusivo de portales bancarios y se encuentra funcionando, se adjunta la respectiva evidencia. | Evidencias Gestión del Riesgo - Gestión Financiera | jefe División de Tesorería | Se realizó la revisión del riesgo, evidenciando que las evidencias son coherentes con la información descrita en las acciones realizadas. | 31 de diciembre | 100,00% | 5 | Ejecutada | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas. | Carpeta compartida | No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||||||||||||||||||||||||
99 | Posibilidad de afectación económica por pérdida o daño de documentos y títulos valores | Oficina de tesorería | Operativo | -Falta de control y registro en el prèstamo de documentos y material de consulta - Condiciones ambientales del area de archivo de consulta de la tesoreria | - Incumplir con requerimiento de la Instituciòn o entes de control. - Procesos disciplinarios | FIN_04 | Media | Menor | Media | -Restricción al area de archivo de tesorería a personal no autorizado -Procedimiento de archivo de tesorería para consulta de material - Aseo del area de archivo de la tesorerìa | Muy baja | Menor | Baja | Reducir | Solicitud de extractores a la Vicerrectoría de recursos | Anual | Tesorero | Oficio y correo electrònico | Solicitud realizada | -Bùsqueda inmediata de los documentos acorde al area donde se extravió. - Se recolecta la información y se vuelve a elaborar. - Denuncia ante las autoridades competentes del título valor extraviado - Informar a la Entidad bancaria del título perdido - Realizar acta en caso de daño del título valor | -Documento recuperado - Correos electrònicos solicitando la información - Actas realizadas | Profesional de apoyo encargado del archivo de tesorería | Inmediato | 30 de abril | 11/04/2023 | 1 ,- Se realizan controles mediante libro radicador para las consultas en el Archivo de Tesoreria 2 ,- Se realizó el procedimiento para consulta de archivo 3 ,- Se reiteró solicitud a la Vicerrectoría mediante oficio 50,10,30,006-I la instalación de ventilador y extractor industrial, según oficio 50,10,30-055-I/2022 | Evidencias Gestión del Riesgo - Gestión Financiera } | Jefe División de Tesorería | Se hizo la revisión encontrando que se aplicaron los controles y que son acordes con la información reportada como evidencia. | 30 de abril | 25% | 1 | En proceso | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas, y los controles existentes | Memorando solicitud Libro radicador tesorería Procedimiento de consulta y prestamo de documentos | No se evidencia la materialización del riesgo. | |||
100 | 30 de agosto | 30/08/2023 | 1 ,- Se alimenta el libro radicador ante las consultas diarias del archivo de Tesorería en cumplimiento a las causas del riesgo . 3 ,- A la fecha, no se ha materializado la instalación de ventilador ni extractor industrial, solicitaqdo a la Vicerrectoría de Recursos. | Evidencias Gestión del Riesgo - Gestión Financiera | Jefe División de Tesorería | Se hizo la revisión encontrando que se aplicaron los controles y que son acordes con la información reportada como evidencia. | 31 de agosto | 66,67% | 3 | En proceso | Se verifican las acciones de mejora o de control propuestas. | Carpeta compartida | No se evidencia la materialización del riesgo. | ||||||||||||||||||||||||||